SISTEM PENYIMPANAN DAN PROSEDUR
PENYIMPANAN SERTA
PENEMUAN KEMBALI ARSIP
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
Kearsipan adalah
penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam
suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata
cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat
dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan
kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat
(finding).
·
Sistem
Penyimpanan Arsip
1.
Sistem
Abjad (Alphabetical Filling System)
System Abjad adalah sistem
penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya
dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang,
nama perusahaan atau organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang
dituju (surat keluar).
Cara menemukan dan
menentukan ciri atau tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau
tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen
disimpan.Adapun kata tangkap dapat berupa : Nama orang, Nama perusahaan atau
organisasi, Nama tempat atau daerah, Nama benda atau barang. Istilah subyek
atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai). Menentukan ciri atau
tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap
yang akan disusun menurut abjad.
2.
Sistem
Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah
cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau
pokok isi surat. Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.1. Daftar
Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan atau masalah atau hal-hal
yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan. Masalah-masalah
tersebut kemudian diuraikan lagi.
Masalah-masalah pokok
tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam
pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah
yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu. Perlengkapan menyimpan surat-
Filling Cabinet- Guide- Folder- Kartu kendali3. Pemberian kode surat4.
Penyimpanan surat, dengan cara- Membaca surat untuk mengetahui isi surat- Memberi
kode surat- Mencatat surat dalam kartu kendali5. Menyimpan kartu kendali.
3. Sistem Nomor
a. Sistem nomor, sistem ini menetapkan
kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.Yang
diperlukan dalam sistem ini adalaha. Perlengkapan yang diperlukan adalah
Filling cabinet, Guide, Folder.
b. Daftar klasifikasi nomor. Kartu
kendali dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan atau
masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu. Dalam
daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu pembagian utama, memuat kegiatan atau
masalah pokok dari kantor, pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang
terdapat pada pembagian utama, pembagian kecil memuat uraian masalah yang
terdapat pada pembagian pembantu. Guna daftar klasifikasi adalah sebagai
pedoman pemberian kode surat, sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun
tempat penyimpanan.Cara penyimpanan surat yaitu surat dibaca lebih dahulu untuk
mengetahui permasalahannya, memberi kode surat, mencatat surat kedalam kartu
kendali, mencatat surat pada kartu indeks, menyimpan surat, menyusunan surat
dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan,
dan yang terakhir menyimpan kartu kendali
c. Sistem nomor menurut Terminal Digit.
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai
sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan
pada nomor urut dalam buku arsip. Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan
adalah perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas;
filling cabinet dan kartu kendali. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor
kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat. Cara mengindeks
nomor kode sebagai berikut
1) Dua angka dari belakang sebagai unit
1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide
2) Satu angka setelah unit 1 sebagai
unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder
3) Sisa seluruh angka sesudah unit 2
sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder. Cara
penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut
disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat
yang ke 55.
d. Sistem Nomor Middle Digit. Sistem
ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor
Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada
di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map,
kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang
kesekian didalam map. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam,
sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka
dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka
nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan
Sistem Nomor Terminal Digit.
e. Sistem nomor Soundex (phonetic
system). Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan
pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan.
Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1
huruf dan 3 angka. Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti
urutan nomor.
4. Sistem Geografis atau Wilayah
Sistem geografis atau
wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau
daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali
menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi atau wilayah atau
kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
5. Sistem Tanggal (Chronologis).
Sistem tanggal adalah
sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk
surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). Yang diperlukan
untuk sistem ini adalah perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet dan guide
buah, .
Pembagian sistem
tanggala. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci). Pembagian pembantu
menggambarkan bulan (judul guide). Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul
folder). Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat, yait:
muenetapkan kode surat sebelum disimpan, mencatat surat pada kartu kendali, dan
terakhir enyimpan surat.
·
Prosedur
Penyimpanan Arsip
Proseur
penyimpanan adalah langka-langka pekerjaan yang dilakukan sehhubungan dengan
akan disimpannya suatu warkat. Ada 2(dua) macam penyimpanan yaitu penyimpanan
warkat yang belum selesai proses (File pending) dan penyimpanan
warkat yang sudah di proses (FileTetap).
1.
Penyimpanan sementara (File pending)
File
pending file tindak lanjut (follow-up file) adalahfile yang digunakan untuk
penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai di proses. File ini terdiri
dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 (tiga) bulan.
Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan-bulan yang
sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya
lagi. Pergantian bulan ditunjukan dengan pergantian penunjuk (guide)
bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya
dapat dimasukan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah
selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file
penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari
arsip (filing cabinet) yang dipergunakan.
2.
Penyimpanan Tetap (Permanent File)
Umumnya
kantor-kantor kurang memperhatikan proseur atau langkah-langkah penyimpanan
warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau warkat yang
hilang pada prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan,
kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak
tergantung kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filing.
Kalau dirinci secara seksama, maka
langkah-langkah atau prosedur penyimpanan adalah sebagaimana disajikan berikut
ini (Amsyah, 2008: 5)
a. Pemeriksaan
Langkah
ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap
lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah “siap
untuk disimpan” maka surat tersebut harus dimintakan dulu kejelasannya kepada
yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan,
maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan “hilang”.
b. Mengindeks
Mengindeks
adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa, atau kata tangkap
lainnya surat akan disimpan, pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama
pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama
individu untuk jenis surat keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar
akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama.
c. Memberi
tanda
Langkah
ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan
memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap
yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda
ini maka surat akan disortir dan disimpan, disamping itu bila suatu saat nanti
surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali
surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada.
d. Menyortir
Menyortir
adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu
penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang
banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlabih
dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa
pengelompokan petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci pada
waktu penyimpanan dokumen, disamping berkali-kali membuka dan menutup laci yang
sangat menyita energi dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri
yang sangat melelahkan. Untuk sistem abjad, pengelompokan didalam sortir
dilakukan menurut abjad, untuk sistem numerik dikelompokan menurut kelompok
angka, untuk sistem geografis dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk
sistem subjek surat-surat dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah.
e.
Menyimpan
Langkah
terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan
sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi
efektif dan efesien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang
memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana
mempergunakan almari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut
harus dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika akan
menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang
perforatornya. Untuk memudahkan penemuan kembali surat masuk yang diterima dan
surat balasan dalam bentuk arsip dan surat keluar maka menggunakan penyimpanan
moderen, surat masuk dan surat keluar dari dan untuk satu koresponen disimpan
jadi satu dalam map yang sama dan letaknya berdampingan.
· Penemuan Kembali Arsip
Dalam
penemuan arsip kembali atau retrieval terdapat 2 aspek pengertian, yaitu
1. Penemuan
kembali secara fisik/manual/konvensional
Artinya
bahwa penemuan kembali arsip dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa
menggunakan tenaga mesin
2. Penemuan
kembali secara informasi / mekanik / inkonvensional
Artinya
bahwa penemuan arsip kembali dengan cara ini lebih banyak untuk menunjukan
lokasi dengan menggunakan sarana elektronik ( computer ) . fisik arsip diambil
dengan cara manual, jika hanya ingin mengetahui informasinya maka dilihat arsip
yang terpilih. Cara penyimpanannya misalnya melalui optical disk, flash disk
dan memory card.
Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsip yang disimpan, petugas
arsip harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut :
a.
Menanyakan jenis arsip yang disimpan
b.
Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks
c.
Melihat kartu Indeks untuk melihat kode arsip
d.
Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya,
berdasarkan kode dan mengantinya dengan Bon Pinjam arsip.
Lalu adapun tahapan-tahapan petugas arsip untuk Penemuan kembali arsip yang
diminta yaitu :
a.
Tahap pertama mencari lokasi dimana tempat arsip dari
suatu unit pengolah dapat disimpan.
b.
Tahap kedua menemukan kode klasifikasi atas dasar
masalah yang diminta, kode diperlukan untuk menentukan lokasi berkas (label
boks).
c.
Tahap ketiga mencari indeks yang diminta (terdapat
didalam boks)
Sumber:
http://renyvitafatika.blogspot.co.id/2014/04/penyimpanan-arsip.html
http://belajar-arsip.blogspot.co.id/2011/04/penemuan-arsip-retrieval.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar