PEMELIHARAAN DAN PENJAGAAN ARSIP

PEMELIHARAAN DAN PENJAGAAN ARSIP

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan)

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.( Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie)

Kearsipan adalah penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding). (Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie)

·      Beberapa Jenis Musuh Kertas

Arsip-arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau, akan tetapi arsip juga memberi informasi tentang masa lampau arsip itu sendiri. Oleh karena itu adalah kewajiban kita semua untuk memelihara dan menjaga arsip-arsip tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan dan kemusnahan baik yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang dikarenakan oleh serangan-serangan dari luar arsip tersebut. Oleh karena itu sebelum kita mengadakan usha-usaha pemeliharaan dan penjagaan terlebih dahulu kita harus mengenal dan mengetahui jenis-jenis musuh kertas arsip beserta sifat penyerangnya.

a.       Kerusakan yang disebabkan dari dalam:

-          Kertas; dalam penggunaan kertas yang akan kita pakai, hendaknya dipilih kertas yang baik lagi kuat yang tidak mengandung kayu dasar atau serabut yang belum dikelantang. Akan tetapi betapapun baiknya kertas yang kita pergunakan, apabila perawatan penyimpanannya tidak baik, daya tahan kertaspun tidak akan dapat lama. Oleh karena itu penggunaan kertas yang baik harus diimbangi dengan perawatan dan penyimpanan yang sebaik mungkin, agar kertas arsip dapat tahan lama.

-          Tinta; dimasa lampau tinta yang dipergunakan ialah tinta karbon dan tinta dari getah pohon oak. Tinta kaarbon dibuat dari arang hitam (langes), sedangkan sebagai perekat biasanya dipergunakan lem arab (Arabic Gum). Tinta yang dibuat dari getah kayu oak, menimbulkan aksi-aksi kimia yang merusakkan kertas. Sebaliknya tinta yang dibuat dari arang hitam tidak menimbulkan aksi-aksi kimia, dengan demikian tidak merusakkan kertas. Untuk percetakan sekarang ini kebanyakan dipergunakan tinta karbon.

-          Pasta/Lem; dipergunakan sebagai perekat yang mempunyai peranan yang meragukan dalam daya tahan kertas dan kulit. Lem biasanya dibuat dari tepung gandum atau tepung beras. Akan tetapi sekarang ini telah dibuat alat perekat sintetis terutama Polyven acetate.

b.      Kerusakan akibat serangan dari luar:

-          Kelembaban; akibat kelembaban udara yang tidak terkontrol akan memungkinkan akibat-akibat seperti timbulnya jamur, pasta/lem hilang, kertas menjadi lemah dan merusakkan kulit. Pertolongan pertama ialah menormalisasi kelembaban, akan tetapi usaha ini sukar dilakukan. Yang dapat kita lakukan ialah dengan menambah edaran udara panas (kering), atau dengan menggunakan panasnya listrik. Didalam suatu ruangan yang relatif kecil seperti almari, ruang belajar, dan lain-lain anhydrous calcium ch. Dapat dipergunakan untuk menyerap air dengan menempatkan didalam mangkok, dengan cara ini air akan terserap oleh panasnya.

-          Udara yang terlampau kering; udara yang terlampau keringpun akan dapat merusakkan kertas pula, seperti misalnya kertas akan menjadi kering, kesat dan mudah patas (getas). Oleh karena itu untuk menghindari udara yang terlampau kering ini, kelembaban harus diatur sedemikian rupa sehingga tidak melampaui 75 derajat dan temperatur udara diantara 65 derajat Fahrenheit dan 85 derajat Fahrenheit. Untuk mengukur kelembaban udara perlulah dipasang hygrometer di dalam ruangan.

-          Sinar matahari; sinar matahari memang penting untuk membantu membasmi musuh-musuh kertas. Akan tetapi sinar matahari yang dikarenakan panasnya dan terutama oleh sinar ultraviolet sangat membahayakan bagi kertas-kertas arsip. Oleh karena itu tidak boleh ada sinar matahari yang jatuh langsung atas bundel-bundel kertas ataupun pada kertasnya sendiri. Sinar ultraviolet terutama mengancam struktur molekul kertas dan kulit. Sebagai akibatnya dapat terlihat dengan jelas antara lain seperti, kertas menjadi buruk, coklat dan tintanyapun luntur. Untuk menghindari jatuhnya matahari secara langsung hendaklah pintu-pintu, jendela-jendela dibuat menghadap utara atau selatan, sehingga ruangan tidak menghadap langsung datangnya sinar matahari.

-          Debu; debu bermacam-macam asalnya, seperti dari kain, asap dan debu-debu yang dibawa angin.  Bagaimanapun kecil debu-debu ini, tetap merupakan musuh kertas yang ganas, bahkan kulitpun dapat rusak karena debu. Untuk menghadapi debu-debu ini dapat dipergunakan filter electrostatic. Atau pasanglah jaring kawat yang halus  pada pintu-pintu atau jendela-jendela. Disamping berguna untuk menyaring udara masuk, juga berguna untuk menahan masuknya berjenis-jenis serangga didalam ruang penyimpanan arsip.

-          Jamur dan sejenisnya; jamur adalah akibat langsung dari kelembaban dan karen a temperatur udara yang tidak terkontrol. Jamur ini nampak sebagai lapisan tipis yang keputih-putihan. Kegiatan jamur ini bukan main cepatnya, karena sebenarnya jamur ini hidup daripada perekat yang berada dikertas-kertas. Obat-obat yang utama ialah usaha-usaha penghindaran. Yaitu dengan menempatkan arsip-arsip dan lain-lainnya ditempat yang terang, kering dan ruangan yang berfentilasi sempurna. Atau untuk pencegahan yang baik bagi buku-buku, ialah dengan melapisi buku-buku dengan “lacquer”.

-          Rayap; usaha untuk melindungi serangan rayap yang paling tepat ialah dengan mengadakan pencegahan, yakni dengan peniadaan penggunaan kayu bangunan yang langsung bersentuhan dengan tanah. Beberapa jenis rayap hidup didaerah yang tanahnya basah dan gelap, meskipun demikian merekapun masih dapat membuat terowongan dipermukaan tanah yang kering. Jenis-jenis lainnya dapat hidup di daerah yang kering. Kebiasaan rayap dalam makan kayu dan kertas cukup kita kenal, oleh karena itu kita perlu bagi kita melakukan penjagaan seintensif mungkin.

-          Gegat; gegat (silverfish) yang sering merusakkan kertas, biasanya terdapat pada dinding-dinding yang basah. Jika kertas-kertas arsip selalu bersentuhan dengan dinding yang lembab, bukan saja kertas tersebut menjadi lembab, akan tetapi sering pula dirusak oleh gegat ataupun jenis-jenis serangga lainnya. Oleh karena itu, jagalah arsip-arsip tidak bersentuhan dengan dinding. Untuk menghindarinya pergunkanlah rak-rak yang dipasang antara jarak dinding/lantai dengan raknya paling sedikit 6 inchi.

·      Ruangan Penyimpanan Arsip

Ruangan yang bagaimnakah yang kita pergunakan untuk menyimpan arsip? menyimpan arsip-arsip bukanlah disembarang tempat, akan tetapi ruangan penyimpanan harus terhindar dari kemungkinan-kemungkinan serangan api, air, serangga dan lain-lain. Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, dan berfentilasi baik.

Menyimpan arsip hendaknya ditempat yang memenuhi syarat. Pergunakanlah rak logam daripada menggunakan almari yang tertutup. Ukuran antara rak yang terbawah dengan lantaisekitar 6 inchi. Karena hal ini akan memudahkan udara bergerak dengan bebas, disamping itu pula untuk memudahkan membersihkan lantai dibawah rak tersebut.

Apabila terpaksa harus menggunakan almari besi yang tertutup, susunlah arsip-arsip agak merenggang, jangan terlalu rapat. Almari harus sering dibuka serta diperiksa untuk melihat kalau-kalau kertas ditumbuhi cendawan atau diserang serangga. Untuk menghindari serangga taruhlah kapur barus didalamnya.

Sebaiknya sebelum diletakkan dalam rak-rak, arsip-arsip hendaknya dimasukkan kedalam kotak karbon. Dalam meletakkan arsip-arsip, jagalah agar arsip tersebut tidak melipat. Arsip-arsip yang ukurannya melebihi kotak karton, jangan dimasukkan ke adalamnya, carilah tempat yang sesuai baginya. Untuk mencegah serangga/rayap masukkanlah kapur barus di dalam kotak.

·      Penjagaan

1.      Membersihkan ruangan

Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu.

2.      Pemerikasaan ruangan dan sekitarnya

Sedikit-dikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan daerah sekelilingnya hendaknya diperiksa untuk mengawasi kalau-kalau ada serangga, rayap dan sejenisnya.

3.      Penggunaan racun serangga

Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga seperti D.D.T, Dieldrin, dan sejenis racun serangga lainnya. Racun serangga ini disemprotkan dengan meggunakan alat semprot biasa kearah dinding, lantai dan alat-alat yang dibuat daripada kayu. Harus diperhatikan penyemprotan ini jangan sampai mengenai kertas-kertas arsipnya, karena dapat merusakkan kertas. Disamping itu kapur baruspun dapat dipergunkan mencegah serangga.

4.      Mengawasi serangga anai-anai

Untuk menghindari serangga anai-anai dapat dipergunakan sodium arsenite. Sodium ini letakkanlah dicelah-celah lantai. Rak almari yang dibuat daripada kayu, hendaklah dioles dengan Dieldrin.

5.      Larangan makan dan merokok

Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat penyimpanan arsip, sebab sisa-sisa makanan merupakan daya tarik bagi serangga dan juga tikus-tikus. Demikian pula tidak diperkenankan merokok. Menyalakan korek atau membawa api dilarang. Alat pemadam kebakaran harus ditempaatkan didalam ruangan penyimpanan dan ditempatkan ditempat yang strategis. Untuk ini dapat dipergunakan gas CO2.

6.      Rak penyimpanan arsip

Arsip-arsip hendaknya disimpan dirak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inchi. Hal ini untuk memudahkan bergeraknya udara dan memudahkan untuk membersihkan lantaai dibawah rak.

7.      Meletakkan arsip

Arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta, bagan, dan lain-lain hendaknya diatur sebaik mungkin dengan diberi tanda masing-masing. Barang-barang tersebut jangan diletakkan ditempat yang lebih kecil ukurannya daripada kertasnya sendiri. jangan sampai sudut-sudut kertas terlipat. Lembaran kertas yang terlepas dari bundelnya hendaknya dikembalikan pada asalnya. Pergunakanlah klip plastik, akan tetapi kalau yang dipergunakan klip logam, gantilah setiap saat dengan klip yang baru sebelum klip itu berkarat.  Klip yang berkarat akan dapat merusakkan kertas.

8.      Membersihkan arsip

Arsip-arsip hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacum cleaner. Apabila arsip-arsip dihinggapi anai-anai/rayap dan sejenis lainnya hendaknya dipisahkan dengan lainnya. Demikian pula bila kita menemukan arsip-arsip yang rusak, segera dipisahkan untuk segera diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki.

9.      Mengeringkan arsip yang basah

Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan menjemur dibawah teriknya sinar matahari. Bukalah arsip-arsip dari ikatannya, kemudian keringkan dengan jalan menganginkan. Untuk membantu mempercepat pengeringan itu, gunakanlah kipas angin, kalau tidak ada bukalah jendela-jendela dan pintu-pintu lebar-lebar.

10.  Arsip-arsip yang tidak terpakai

Untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin agar tidak bertaburan disana-sini. Susunannya sama seperti ketika arsip itu dipergunakan.

11.  Arsip-arsip yang rusak atau sobek

Apabila kita temukan arsip-arsip yang rusak/sobek janganlah ditambal dengan menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini malahan dapat merusakkan kertas dan tulisannya. Untuk memperbaikinya gunakanlah kertas yang sama dengan menggunakan perekat kanji. Bagi arsip-arsip yang rusaknya sangat hebat, serahkanlah arsip-arsip tersebut ke Arsip Nasional R.I. untuk diperbaiki.

·      Pertolongan pertama arsip-arsip yang rusak dan perbaikan kecil

1.      Halaman yang sobek

Untuk memperbaiki arsip-arsip yang sobek gunakanlah perekat kanji, jangan sekali-kali menggunakan cellotape. Halaman yang sobek dapat diperbaiki oleh setiap orang tanpa terlebih dahulu memperoleh pendidikan yang khusus.

Apabila kita ketemukan sobekan dipinggir kertas arsip atau halaman buku dapat diperbaiki dengan kertas yang tipis dan kuat. Potonglah kertas tersebut selebar ½ inci, lebih panjang sedikit dari sobekan tersebut. Pulaslah potongan itu dengan perekat kanji, kemudian letakkan hati-hati diatas  sobekkannya, perhatikan agar kedua pinggir yang sobek disatukan kembali dengan rata. Potongan kertas tersebut keluar sedikit melewati sobekan pada bagian kertas yng utuh, kemudian guntinglah kelebihan kertas itu.

2.      Membuat perekat

Perekat dapat dibuat dari tepung kanji/sagu dan air, tetapi pada umumnya lebih mudah untuk membeli perekat disetiap toko buku yang terpercaya. Perbedaan antara perekat buatan sendiri dengan kita beli ialah perekaat buatan pabrik itu diberi sedikit pengawet agar tidak berbau.

Jika menggunakan perekat jangan terlalu banyak, akan tetapi ambillah secukupnya saja. Pengalaman membuktikan bahwa mempergunakan perekat secukupnya lebih baik hasilnya, lebih-lebih bila ditekan dengan agak keras.

3.      Memperbaiki arsip-arsip yang terbakar

Apabila kertas-kertas arsip terserang oleh api, atau oleh beberapa sebab menjadi hangus atau sedikit terbakar, serahkanlah arsip-arsip tersebut kepada yang lebih ahli. Dalam hal ini serahkanlah kepada Arsip Nasional R.I. akan tetapi untuk pertolongan pertama yang dapat kita lakukan ialah dengan memasukkan  arsip-arsip tersebut ke dalam peti, dan bungkuslah dengan kertas tissue secara lepas.

Jika kertas arsip tersebut hanya terpengaruh oleh panasnya api, kertas-kertas arsip akan menjadi pipih, sehingga boleh dipegang bilamana perlu, sampai cukup waktu untuk menormalisasikan kelebaban seperti keadaan semula. Apabila setelah beberapa lama masih pipih, maka perlulah direkat kembali, untuk pekerjaan ini serahkanlh kepada seseorang yang lebih ahli.

4.      Menanggulangi arsip-arsip basah/terendam air

Didalam proses pembuatan kertas, air mempunyai peranan yang besar sekali, akan tetapi sejak kertas itu selesai dari proses pembuatannya, air merupakan musuh yang berbahaya bagi kelangsngan hidupnya. Apabila kertas kena air, aakibatnya kertas akan menjadi kotor, mudah sobek, berkerut-kerut dan lain-lain. Kertas yang banyak mengandung perekat ataupun berlapis kanji bila kena air perekatnya akan rusak. Demikian pula tintanya akan luntur. setelah kertas itu kerin, pastilah satu sama lainnya akan melekat sehingga sukar sekali dipisahkan, sehingga untuk mengatasi hal-hal seperti tersebut diperlukan bantuan seorang ahli yang mempunyai pendidikan khusus.

Meskipun demikian kita dapat memberikan pertolongan pertama sebelum kita memperoleh bantuan seorang ahli. Beberapa hal yang perlu diperhatikan didalam usaha menyelamatkan arsip-arsip ataupun buku-buku daripada ancaman kemusnahan akibat menderita serangan air ialah sebagai berikut:

a.       Ikatan bundel arsip janganlah dibuka sebelum lumpur/kotoran yang berada dipermukaan kulit kertas arsip/buku dibersihkan.

b.      Mengeluarkan air yang terkandung dalam bundel arsip/buku-buku dengan jalan menekan secara perlahan-lahan.

c.       Tidak diperkenankan untuk mengeringkan arsip/buku-buku dengan jalan menjemur diterik matahari, akan tetapi cukuplah kalau dianginkan ditempat yang bebas dari sinar matahari.(di dalam ruangan). Bila dijemur dibawah terik matahari, setelah kering kertas akan berkeriput-keriput daan saling melekat satu sama lain sehingga sukar untuk memisahkannya.

d.      Kertas-kertas arsip yang dibundel ataupun buku-buku hendaknya jangan dibuka terlalu lebar, bukalah selebar jari.

e.       Hendaknya kulit buku ataupun arsip jangan dipisahkan ketika masih dalam keadaan basah.

f.        Lakukanlah semua ini dengan kesabaran dan kecermatan.

Setelah keenam patokan tersebut diperhatikan benar-benar, tindakaan pertama yang harus dilakukan ialah membersihkan kotoran-kotoran yang menempel pada kulit bundel arsip atau pada buku-buku. Alat yang dpergunakan untuk membersihkan ialah kapas yang lembab. Kapas tersebut tempel-tempelkanlah pada kotorannya. Jangan sekali-kali membersihkan kotoran dengan jalan menggosok-gosok, sebab hal ini hanya merusakkan kertas.

Kalau yang kita hadapi kertas yang berselaput dengan jenis bahan kimia (kertas mengkilap), dapat diselamatkan dengan membuka buku-buku tersebut, dengan hati-hati ketika masih dalam keadaan basah. Diantara helai kertas yang satu dengan yang lainnya hendaknya diselipkan selembar “polythene” (sejenis kertas plastik) agar kertas satu sama lain tidak saling melekat.

Setelah semuanya nampak bersih, barulah air yang terkandung didalam bundel-bundel arsip/buku-buku dikeluarkan dengan jalan menekannya perlahan-lahan. Kemudian keringkan. Untuk mengeringkan bundel-bundel arsip, terlebih dahulu lepaskanlah arsip-arsip tersebut dari ikatannya, kemudian gantungkanlah ditali jemuran di dalam ruangan. Di dalam proses pengeringan itu perlulah dibantu dengan kipas angin, akan tetapi kalau tidak ada bukalah pintu dan jendela selebr mungkin. Sehingg angin dapat masuk dengan bebas. Apabila satu sama lain kertas saling merekat, pergunakanlah pisau tumpul untuk memisahkannya. Setelah itu bentangkanlah diatas meja atau lantai yang bersih dengan diberi alas kertas penyerap. Setelah kering dapat diratakan dengan setrika atau mesin press.

5.      Mengeringkan buku

Buku-buku yang akan dijemur, hendaknya diletakkan diatas tiga buah tali halus serta kuat, agar buku dapat bergantung diketiga bagiannya.

Jangan menggunakan tali kawat, karena tali kawat dapat berkarat yang akan merusakkan kertas.

Buku-buku juga dapat dikeringkan dengan cara berdiri tegak. Akan tetapi bila tidak mendesak cara ini janganlah dilakukan, sebab buku dapat melengkung. Apabila ada tanda-tanda buku akan melengkung segera selipkanlah kartu-kartu putih diantara celah-celah lembarannya. Untuk buku-buku yang tebal keringkanlah diatas lantai atau meja yang bersih. Gunakan ruangan yang cukup memperoleh tiupan angin, atau dapat dibantu dengan kipas angin.

6.      Mengatasi cendawan

Apabila setelah kering di kertas-kertas tumbuh cendawan, sapulah segera dengan campuran thymol dan spirtus, dapat juga dengan acetone. Disamping itu dapat juga dipergunakan campuran formalin dengan air; campuran ini harus mengandung formalin sebanyak 40%.

Buku-buku setelah kering sering berbekas dengan bintik-bintik “foxing”. Oleh karena itu ketika buku-buku tersebut telah kering dengan segara selipkanlah kertas lembut racun cendawan “fungsicidial tissue” pada setiap 1/8 inci tebal buku tersebut.

7.      Pembuatan kertas racun cendawan “Fungicidial Tissue”

Kertas lembut racun cendawan ini dapat dibuat sendiri. sediakanlah campuran “ sodium orthophenylpenate” sebanyak 2 ons yang dicampur dengan air. Kemudian rendamlah beberapa helai kertas lembut tissue didalam campuran tersebut, kemudian biarkanlah sesaat hingga kering. Simpanlah hasilnya didalam kotak tertutup dan pergunakanlah bila perlu.

Meskipun campuran ini sejenis racun yang lemah daya kerjanya akan tetapi usahakanlah agar tidak bercampur dengan makanan,  dan jagalah agar tidak mengenai mata kita.

8.      Membersihkan rak

Akibat terlanda oleh banjir, seperti halnya kertas-kertas arsip, rak-raknyapun akan mengalami kerusakan-kerusakan. Oleh karena itu selamaatkanlah rak-raak yang kemungkinan masih dapat diselamatkan. Cucilah rak-rak tersebut dari segala kotoran yang melekat sebersih mungkin, terutama dicelah-celahnya. Kalau hendak dipergunakan lagi keringkanlah sekering-keringnya, secara berangsur-angsur.

Sumber:

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie

Bhartos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara