PERENCANAAN DAN PENGAWASAN SEKTOR PUBLIK

BAB I

PENDAHULUAN

A.  LATAR BELAKANG

Setiap organisasi harus melaksanakan empat fungsi dari pada manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satunya fungsi Perencanaan merupakan salah satu empat fungsi manajemen yang penting dan saling terkait satu sama lain. Berbicara tentang perencanaan, kita dihadapkan pada pertanyaan apakah suatu rencana berjalan dengan baik atau tidak. Pertanyaan mendasar ini kiranya aktual diajukan manakala kita melihat realitas keseharian yang menunjukkan banyaknya kegagalan akibat perencanaan yang salah dan tidak tepat. Kesalahan perencanaan dapat berada pada awal perencanaan itu sendiri ataupun pada saat proses perencanaan itu berlangsung. Banyak perencanaan yang gagal gara-gara apa yang direncanakan tersebut tidak mempunyai pijakan yang relevan dengan kondisi sosial budaya masyarakat. Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

Fungsi pengawasan merupakan fungsi yang terakhir dari proses manajemen. Fungsi ini mempunyai kaitan erat dengan keempat fungsi manajemen lainnya. Melalui fungsi pengawasan, srandar keberhasilan program yang dituangkan dalam bentuk target, prosedur kerja dan sebagainya harus selalu dibandingkan dengan hasil yang telah dicapai atau yang mampu dikerjakan oleh staf. Fungsi pengawasn bertujuan agar penggunaan sumber daya, dapat lebuh diefisiensikan, dan tugas-tugas staf untuk mencapai tujuan program dapat kebih diefektifkan.

Suatu Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Dalam suatu Organisasi memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapat langsung diperbaiki. Selain itu, pada alat-alat bantu pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya proses pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan juga meliputi bidang-bidang pengawasan yang menunjang keberhasilan dari suatu tujuan organisasi diantaranya.

B.  RUMUSAN MASALAH

Adapun rumusan masalah dalam pembuatan makalah ini, sebagai berikut:

1.      Apa pengertian dari perencanaan?

2.      Apa saja unsur-unsur dan tipe-tipe daripada perencanaan?

3.      Bagaimana hierarkhi daripada perencanaan?

4.      Bagaimana proses dan teknik daripada perencanaan?

5.      Apa saja rintangan daripada perencanaan yang efektif?

6.      Apa pengertian dan tujuan dari pengawasan?

7.      Apa saja macam-macam dan metode daripada pengawasan?

8.      Bagaimana prinsip-prinsip dan syarat-syarat daripada pengawasan?

9.      Bagaimana prosedur daripada pengawasan?

C.  TUJUAN

Adapun tujuan dalam pembuatan makalah ini, yaitu untuk mengetahui daripada:

1.         Pengertian dari Perencanaan

2.        Unsur-Unsur dan Tipe-Tipe daripada Perencanaan

3.        Hierarkhi Perencanaan

4.        Proses dan Teknik Perencanaan

5.        Rintangan Perencanaan yang Efektif

6.        Pengertian dan Tujuan dari Pengawasan

7.        Macam-Macam dan Metode Pengawasan

8.        Prinsip-Prinsip dan Syarat-Syarat Pengawasan

9.        Prosedur  Pengawasan

BAB II

PEMBAHASAN

A.  PERENCANAAN

1.    Arti Dan Maksud Daripada Perencanaan

Hal yang sangat penting diketahui dalam setiap kerjasama individu dalam kelompok, ialah maksud dan tujuan kerjasama tersebut, dan harus jelas mengetahui metode pencapaiannya. Bila usaha kelompok itu ingin dapat efektif, orang-orang dalam kelompok itu harus mengetahui apa yang diharapkan untuk penyelesaiannya. Inilah yang dimaksud dengan fungsi perencanaan, yang merupakan landasan pokok dari semua fungsi manajemen. Hal ini menyangkut pemilihan diantara beberapa alternatif usaha kegiatan untuk waktu yang akan datang bagi setiap unit yang berada didalam suatu organisasi secara keseluruhan. Untuk melaksanakan maksud tersebut diperlukan pemilihan dari tujuan-tujuan atau sasaran dan menentukan cara penyelesaiannya.

Perencanaan dimaksudkan untuk memperoleh sesuatu dalam waktu yang akan datang, dan usaha/cara yang efektif untuk pencapaiannya. Oleh karena itu perencanaan adalah suatu keputusan apa yang akan diharapkan dalam waktu yang akan datang.

Perencanaan bukan suatu tindakan tetapi suatu proses, yaitu suatu proses yang tidak mempunyai penyelesaian atau titik akhir. Proses ini dimaksudkan untuk mendapatkan pemecahan. Selama perencanaan masih dalam proses tidak dibatasi berapa jumlah pembahasan sebelum diambil keputusan, sebab mungkin selalu diadakan perubahan baik sistemnya maupun materinya. Hal ini dapat dimengerti karena sedikit kemungkinan adanya suatu perkiraan yang tepat, sebab keadaan waktu yang datang itu selalu berubah, penuh dengan resiko dan tidak berketentuan.

Berdasarkan uraian diatas maka perencanaan mempunyai dua komponen, yaitu yang bersifat pesimis dan optimis. Bersifat pesimis berdasarkan atas kepercayaan bahwa apa yang diinginkan tidak akan terjadi. Sedangkan yang bersifat optimis berdasarkan atas kepercayaan bahwa sesuatu dapat dilakukan dengan harapan bahwa yang diinginkan akan terlaksana.

2.    Definisi Dan Unsur-Unsur Perencanaan

1.    Pendapat-pendapat tentang perencanaan

Garth N. Mendefinisikan perencanaan sebagai berikut: adalah proses pemilihan dan pengembangan daripada tindakan yang paling baik/ menguntungkan untuk mencapai tujuan.

Mc .Farland mendefinisaikan perencanaan sebagai berikut: adalah fungsi dimana pimpinan kemungkinan menggunakan pengaruh daripada kewenangannya, yang dapat mengubah kegiatan dan tujuan daripada organisasi.

W. H. Newman memberikan definisi sebagai berikut: adalah keputusan apa yang akan dikerjakan untuk waktu yang akan datang, yaitu suatu rencana yang diproyeksikan dalam suatu tindakan.

Berdasarkan atas pendapat-pendapat tersebut diatas, jelaslah bahwa; perencanaan sebagai suatu proses, suatu fungsi, dan suatu keputusan.

Perencanaan sebagai suatu proses, karena perencanaan adalah suatu tindakan pemilihan yang terbaik/ menguntungkan dari berbagai alternatif dalam usaha pencapaian tujuan. Adapun perencanaan sebagai fungsi manajemen, dimana pimpinan wajib melakukan perencanaan sebagai pedoman dalam kegiatan sebagai pedoman dalam kegiatannya untuk mencapai tujuan organisasi. Sedangkan perencanaan sebagai keputusan ialah untuk kejelasan apa yang akan dilakukan, bilamana akan dilakukan dan siapa yang akan melakukan.

2.    Bagian-bagian/unsur-unsur perencanaan.

Tata urutan bagian-bagian/unsur-unsur perencanaan yang merupakan sistematika berfikir dalam perencanaan:

a.    Hasil akhir (the ends); yaitu spesifikasi dari tujuan-tujuan/sasaran-sasaran terget perencanaan. Disini ditentukan apa yang ingin dicapai, bilamana kita akan mencapainya.

b.    Alat-alat (the means); yaitu meliputi pemilihan dari kebijaksanaan, strategi, prosedur dan prakteknya. Disini ditentukan bagaimana menyelesaikan rencana.

c.    Sumber-sumber (the resources); yaitu meliputi kuantitas, mendapatkan dan mengalokasikan bermacam-macam sumber, antara lain: tenaga kerja, keuangan, material, tanah, dan sebagainya.

d.    Pelaksanaan ( implementations);yaitu menentukan prosedur pengambilan keputusan dan cara mengorganisasikanna sehingga rencana tersebut dapat dilaksnakan.

e.    Pengawasan (control); yaitu menentukan prosedur apa yang akan dilakukan dalam menentukan kesalahan, kegagalan daripada rencana dan untuk mencegah atau memperbaiki kesalahan untuk kelanjutannya.

3.    Tipe-Tipe Perencanaan

Salah satu usaha untuk menilai kegiatan perencanaan yang bermacam-macam ialah meninjau berbagai tipe perencanaan yang merupakan hasil daripada proses perencanaan. Disamping itu juga adanya hierarki perencanaan, menggolongkan rencana sesuai dengan tingkat-tingkat manajemen dimana rencana itu dilaksanakan.

1.    Tujuan (objectives);

Tingkatan yang tertinggi daripada perencanaan ialah menunjukkan hasil akhir, dimana kegiatan itu diarahkan dan termasuk kegiatan akhir ini ialah sasaran dan target.

2.    Strategi;

Tindakan perencanaan pimpinan tingkat atas dimaksudkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan strategi adalah bersifat jagka panjang dan menjadi perencanaan yang tersifat taktis pada pimpinan tingkat bawah. Perencanaan taktis adalah bersifat jangka pendek.

3.    Kebijaksanaan (policies);

Kebijaksanaan ialah pernyataan umum perilaku daripada organisasi. Dengan menetapkan pedoman untuk pemikiran dan pengambilan keputusan dalam rangka tersedianya sumber-sumber yang diperlukan.

4.    Prosedur (procedure);

         Seperti halnya, kebijaksanaan, tetapi prosedur banyak diitekankan dalam menentukan jawaban yang tertentu dalam mengendalikan kegatan dalam waktu yang akan datang.

5.    Anggaran (budget);

Anggaran adalah proses penentuan keadaan yang berhubungan dengan dana organisasi. Anggaran organisasi adalah suatu rencana yang meliputi sumber-sumber dana yang ada kaitannya terhadap semua tahap-tahap kegiatan untuk periode tertentu dalam waktu yang akan datang.

6.    Rencana Proyek (project plans);

Rencana proyek adalah perpaduan daripada tujuan, kebijaksanaan, prosedur, anggaran, dan unsur-unsur lain yang diperlukan untuk melaksnakan tujuan yang tertentu yang telah ditentukan sebelumnya. Rencana proyek adalah unsur yang pokok daripada sistem rencana organisasi.

7.    Rencana fungsional (functional paln);

Rencana fungsional adalah suatu garis besar tindakan yang akan dilakukan dalam bidang fungsional, misalnya: pemasaran, produksi, keuangan, dan sebagainya.

4.    Tipe-Tipe Daripada Perencanaan Administrasi

1.    W. H. Newman membagi tipe-tipe perencanaan administrasi sebagai berikut:

a.    Sasaran (goals)

b.    Rencana tunggal (single use plan)

c.    Rencana induk (standing plan)

Sasaran (Goals)

Setiap pimpinan baik dari pimpinan atas sampai dengan pimpinan bawah didalam suatu organisasi harus mengetahui tujuan daripada kegiatannya. Maksudnya agar tujuan itu dapat dicapai sesuai dengan sasarannya.

Sasaran memberikan arah/kegiatan yang bermacam-macam, terutama yang berhubungan dengan proses perencanaan.

Rencana tunggal (single use plan)

Rencana tunggal adalah menentukan langkah kegiatan, disesuiakan dengan situasi dan kondisi setempat, dan selesai apabila sasarannya telah tercapai.

Rencana induk (standing plan)

Rencana induk ini dapat digunakan terus menerus. Rencana induk ini adalah suatu rencana yang luas. Oleh karena itu rencana lain harus serasi  dan terpadu, termasuk juga rencana tunggal merupakan bagian daripada rencana induk ini, terutama apanila adanya efek yang terus menerus terhadap rencana induk ini.

2.    Perencanaan berdasarkan sasaran

Perencanaan sasaran ini dibagi atas:

a.    Tujuan

b.    Anggaran dan batas waktunya

c.    Sasaran kegiatan

Tujuan (objective)

Setiap organisasi harus menjelaskan secara jelas tujuannya sebagai landasan untuk semua perencanaan. Tujuan ini mungkin bermacam-macam, tetapi harus dilakukan secara seimbang, sehingga satu sama lain berjalan seirama.

Anggaran dan batas waktunya (budgets and dead line)

Anggaran adalah pernyataan dalam bentuk angka-angka terutama dalam bentuk perhitungan keuangan, dengan penghargaan agar kegiatan pada suatu periode tertentu hasilnya dapat diperoleh untuk waktu yang akan datang.

Batas waktu anggaran, dimaksudkan suatu rencana yang harus selesai dalm batas wktu yang telah ditentukan. Dengan perkataan lain suatu rangkaian rencana angaran sesuai dengan pkerjaan-pekerjaan tertentu yang harus diselesaikan dengan btas waktu yang telah ditentukan.

Sasaran kegiatan (operating goals)

Kegiatan yang bermacam-macam itu ditentukan berdasarkan atas standar, sebagai ukuran pencapaian hasil. Standar hasil ini biasanya dinyatakan dalam bentuk fisik.

3.    Rencana tunggal

Rencana tunggal dibagi atas:

a.    Program utama

b.    Proyek

c.    Program khusus

d.    Rencana terperinci

Program utama

Program utama menunjukkan langkah “dasar” yang perlu ditentukan untuk menyelesaikan suatu tujuan. Siapakah yang bertanggung jawab untuk setiap langkah dan perkiraan lamanya untuk setiap tahap itu.

Tujuan dari pada program utama ini sangat bermanfaat tidak hanya untuk segala macam kegiatan daripada organisasi, tetapi juga untuk tugas utamanya.

Proyek

Proyek adalah bagian dari program umum yang secara relatif terpisah, direncanakan dan dilaksanakan tersendiri, dan bila telah selesai pekerjaan itu dihentikan. Pimpinan menghendaki agar proyek dilaksnakan berdasarkan atas tahap-tahap daripada kegiatan organisasi. Untuk melaksanakanproyek ini diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:

(1)Mengatur organisasi danpersonalnya, yaitu dengan membentu panitia yang mempunyai wewenang dan tanggung jawab, menentukan tugas dan kewajiban para nggotanya, dan sebagainya.

(2)Menentukan kebijaksanaan untuk sesuatu proyek. Bimbingan adalah diperlukan sejak dari permulaannya dalam hal-hal yang berhubungan dengan tugas yang dilakukan, termasuk mengadakan survey

(3)Mempersiapkan uraian pekerjaan. Hal ini menyangkut keputusan tentang bentuk, isi dan istilah yang digunakan dalam uraian, termasuk jadwal waktu pelaksanaan.

(4)Penilaian pekerjaan. Faktor perbandingan adalah suatu metode yang dipergunakan.

(5)Membuat survey lapangan, sebagai kelengkapan dan perbandingan.

(6)Mengembangkan data sebagai kelengkapan dan perbandingan.

(7)Menetapkan rencana

(8)Memberikan informasi kepada para pegawai.

Proyek adalah suatu bentuk rencana yang fleksibel dan disesuaikan dengan situasi dan kondisi setempat.

Program khusus

Tipe lain daripada rencana tunggal adalaah program khusus, yang merupakan salaah satu tahap daripada kegiatan organisasi. Lain halnya dengan proyek, program khusus ini tidak mempunyai data yang sempurna secra jelas. Jelasnya program khusus ini adalah untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi terus menerus, di mana rencna ini harus disesuaikan dari waktu ke waktu dengan memperhitungkan situasi dan kondisi yang telah ada.

Rencana terperinci

Rencana yang lebih terperinci adalah suatu hal yang sangat diinginkan. Rencana yang mengatur secara terperinci ini sangat diperluan untuk melaksanakan keputusan dari pimpinan. Rncana terperinci ini meliputi hal-hal yang berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja, penggunaan alat-alat dan perlengkapan atau sumber-sumber dan informasi yang diperlukan, misalnya : jadwal waktu, pemberian order, standar metode, prosedur termasuk sistem pelaporan, pertanggung jawaban dan pegawasan.

4.    Rencana Induk

Rencana induk dapat dibeda-bedakan atas:

a.    Kebijaksanaan;

b.    Prosedur;

c.    Metode.

Kebijaksanaan

Kebijaksnaan adalah suatu rencana umum, yang menjadi pedoman daripada para anggota-anggotanya dalam melaksnakan kegiatannya. Disamping itu kebijaksnaan berguna untuk menjamin keserasian daripada tindakan, karena kebijaksnaan merupakan pola daripada kegiatan organisasi. Sesungguhnya setiap usaha harus mentukan pola kebijaksnaan ini yang mencakup semua kegiatan-kegiatan yang pokok daripada organisasinya. Dengan deikian maka pimpinan akan lebih mudah memutuskan, yang mana kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kebijaksanaan khusus, dan mana yang diperlukan suatu penanganan yang lebih baik, atau hal-hal yang bersifat fleksibel.

Prosedur

Perbedaan antara kebijaksanaan, metode dan prosedur. Prosedur ialah proses utuk diketahui apa yang harus dilakukan. Dengan demikian langkah-langkah ini menjadi suatu hal yang rutin dan tugas daripada administrasi ini adalah menyederhanakan supaya tidak terbelit-belit dan membuang-buang waktu.

Prosedur untuk memindahkan informasi dilakukan dengan bentuk tertulis,. Untuk itu diperlukan persiapan dalam bentuk srandar atau formulir, yang dapat digunakan untuk menggambarkan hl-hal ang penting daripada prosedur. Fomulir isian ini dalam praktek harus teliti dan jelas, yang merupakan catatan informasi dalam bentuk standar, yang penyimpanannya diatur secara rapi, sebagai dokumen informasi.

Metode

Standar metode adalah “cara/jalan yang terbaik” untuk melaksnakan setiap kegiatan/pekerjaan. Standar metode ini dimaksudkan agar setiap pekerja dalam melaksnakan pekerjaannya mempunyai hasil yang sempurna dengan mencapai “efisiensi”. Penggunaan daripada standar metode ini tidak hanya untuk encapai efisiensi, tetapi juga terhadap kualitas pekerjaannya dan keseragaman daripada hasil yang diharapkan.

Perbedaan antara kebijaksanaan dan metode. Kebijaksanaan pada dasarnya mencakup bidang yang luas tau sebagai pedoman pokok, sedangkan metode ialah berhubungan dengan cara/jalan bagaimana suatu kebijaksnaan itu dilakukan. Pengertian ini sangat berguna teryutama untuk membedakan pandangannya masing-masing, lebih-lebih penetapannya lamam perencanaan/ dengan demikian para impinan organisasi tidak hanya terlibat dalam penentuan metode dan prosedursaja, tnpa menentukan terlbih dahulu pola kbjaksanaannya atau sebaliknya, sedangkan dalam administrasi yang baik sealu mempertimbangkan kedua-duanya yaiu kebijaksnaan dan metode.

Pada umumnya kita metode dan prosedur dipakai salig bergantian. Yang dimaksudkan dengan prosedur adalah suatu rangkaian tahap/langkah , yang dilakukan oleh berbagai individu, sedangkan metode adalah berhubungan dengan suatu kegiatan tunggal atau tempat kerja. Standar prosedur ingin mengetahui secara pasti arus daripada informasi yang diperlukan yang diperoleh dari kegiatan orang-orang yang berwujud data-data, di mana tiap orang terlibat lebih mendetail dan telah dipraktekan secara luas didalam kegiatan produksi. Konsep ini pada umumnya telah digunakan di dalam berbagai tingkat/bidang/maksud kegiatan.

5.    Hirarkhi Daripada Perencanaan

Menurut Mc. Farland, perencanaan didalam suatu organisasi, mengikuti adanya tingkat-tingkat manajemen yaitu sesuai denga perbedaan daripada tingkat-tingkat kewenagan dan pertanggungajawabannya.

Adapun kegiatan perncanaan sesuai dengan kewenangannya adalah sebagai berikut:

Kegiatan perencanaan berdasarkan atas tingkat kewenagan/tanggung jawab

Kewenangan/tanggungjawab (Authority/Responsibility	Perencanaan (planning)
Pimpinan tingkat atas (top management)	·        Sasaran(goal) ·        Kebijaksanaan(policies) ·        Rencana jangka panjang(long range plan)
Pimpinan tingkat menengah (middle management)	·        Melengkapi sasaran(supplementary goal) ·        Kebijaksanaan untuk mencapai sasaran(policies) ·        Program(programme) ·        Targets(quotas)
Pimpinan tingkat bawah (lower management)	·        sasaran jangka pendek(short rang goal) ·        melengkapi kebijaksanaan(supplementary policies) ·        proyek(project) ·        jadwal(schedule)

6.    Proses Daripada Perencanaan

Sesuai dengan pendapat A.M. Williams, maka proses daripada perencanaan, meliputi:

1.    Menentukan/menetapkan dengan jelas maksud atau tujuan.

2.    Menentukan alternatif.

3.    Mengatur sumber-sumber yang diperlukan.

4.    Menentukan organisasi, metode dan prosedur.

5.    Menentukan/menetapkan rencana itu sendiri.

Menentukan/menetapkan dengan jelas maksud/tujuan, berarti mentukan kebijaksanaan-kebijaksanaan  yang akan dilakukan. Maksud dan tujuan itu dalah sasaran yang ingin dicapai, dan dengan menetukan kebijaksanaan berarti apa yang akan ditempuh untuk menyelesaikan tujuan itu.

Menentukan alternatif, artinya bahwa pimpinan/manajer harus memperhitungkan faktor-faktor yang dihadaoi, yaitu kejadian-kejadian yang akan datang. Begitupun mengenai faktor-faktor waktu yaharus diperhitungkan, yaitu untuk waktu yan bagaimana: jangka pangjang, sedng atau pendek. Faktor situasi/kondisi ini harus diperhitungkan juga dengan memperhatikan hasil riset atau hasil studi kelayakan, data statistik, dan sebagainya.

Mengatur sumber-sumber yang diperlukan, antara lain: tenaga keja, biaya, peralatan, bahan-bahan/perlengkapan, waktu yang diperlukan hal itu harus sudah tersedia bila diperlukan.

Menentukan organisasi, metode dan prosedur, maksudnya bahwa dalam pelaksanaan rencana ini perlu adanya suatu organisasi, metode atau tata kerja, termasuk juga bimbingan dan pengawasan yang diperlukan dalam kegiatan itu. Adapun metode dn prosedur yang diperlukan terhadap pelaksanaan rencana adalah: jadwal waktu, standar yang akan dicapai, sistem pelaporan atau sistem umpan balik yaitu: memberikan bahan-bahan sebagai laporan yang telah dikerjakan, mengenai tata kerja dan prosedur kerjanya.

Pembuatan rencana itu sendiri meliputi:

1)   Hal-hal yang mencakup penentuan tujuan dan sasaran

2)   Target yang akan dicapai, dan yang akan mempunyai pengaruh terhadap pekerjaan organisasi

3)   Sumber-sumber yang diperlukan, yaitu: tenaga manusia, biaya, alat, bahan dan termasuk waktu penyelesaian rencana.

4)   Metoda dan prosedur pelaksanaan rencana.

7.    Teknik-Teknik Daripada Perencanaan

Yang dimaksud dengan teknik-teknik perencanaan adalah: metode perencanaan yang berhubungan dengan prosedur bagaimana perencana melaksanakan tugasnya. Adapun yang dimaksud dengan prosedur yang berhubungan juga dengan langkah-langkah apa yang akan dilakukan mulai dari persiapan sampai berakhirnya perencanaan tersebut.

Kesemuanya itu harus sesuai dengan keperluan daripada tiap-tiap langkah. Prosedur yang demikian ini W.H. Newman menyebut: pendekatan analitis. Langkah-langkah itu juga menyangkut soal pemecahan masalah dalam melaksanakan rencana. Adapun langkah-langkah itu adalah sebagai berikut:

1.    Menentukan permasalahannya

Yang dimaksud dengan menentukan permasalahan ialah apa yang harus dilakukan oleh pimpinan dalam mencapai tujuan, atau apa yang ingin dicapai .

2.    Berusaha mendapatkan fakta-fakta yang penting/dibutuhkan

Sedapat mungkin dengan waktu yang tersedia secara rasionl mendapatkan fakta itu dalam bentuk yang baik sebagai sumber informasi.

3.    Analisa sumber informasi itu

Mempertimbangkan faktor-faktor informasi itu satu sama lain dan mencoba menghubungkan fakta informasi itu satu sama lain.

4.    Pilihlah tindakan-tindakan alternatif

Informasi yang sudah dianalisa itu tampak dengan jelas, dan mudah diadakan penilaian.

5.    Pertimbangkanlah alternatif itu

Mempertimbangkan untuk memutuskan mana yang terbaik untuk memecahkan masalah-masalah itu.

6.    Ambilah keputusan itu

Melakukan analisa dan observasi selanjutnya untuk melihat apakah adanya faktor-faktor baru yang akan timbul yang mungkin diperlukan untuk suatu perubahan dalam pembuatan rencana itu.

            Teknik perencanaan ini adalah untuk menemukan suatu masalah yang mungkin timbul dimasa yang akan datang, yang mempunyai hubungan penting didalam pecapaian dan pelaksanaan daripada tujuan organisasi.

8.    Rintangan-Rintangan Daripada Perencanaan Yang Efektif

1.    Jangka waktu yang dipergunakan

2.    Kejadian-kejadian yang tidak dapat diramalkan sebelumnya

3.    Kemampuan mental

4.    Kekurangan informasi

5.    Kesukaran-kesukaran/rintangan-rintangan administrasi

6.    Halangan kejiwaan

7.    Pertimbangan unsur kemanusiaan

Jangka waktu yang dipergunakan

Waktu yang dipergunakan untuk perencanaan oleh pimpinan akan menentukan besarnya ketelitian daripada perencanaan itu sendiri. Banyaknya waaktu yang disediakan berarti akan diketahui banyaknya kondisi/situasi yang akan datang , yang berarti pula lebih mampu melihat kejadian-kejadian yang akan satang. Keadaan sekarang merupakan bagian yang menentukan untuk perencanaan waktu yang akandatang, karena kondisi-kondisi sekarang ini dapat memberikan suatu gambaraan untuk keperluan-keperluan yang kan datang, sekalipuntidak selalu tepat.

Kejadian-kejadian yang tidak dapat diramalkan sebelumnya

Adalah tidak mungkin untuk mengetahui terlebih dahulu dengan pasti terhadap hal-hal yang akan datang untuk menyusun suatu rencana yang tepat yang dapat dipertanggungjawabkan.

Kemampuan mental

Perencanaan mendapatkan diri atas kegiatan intelektual yaitu proses kemampuan mengerjakan deretan ide-ide yang abstrak untuk melihat perubahan-perubahan dari beberapa kemungkinan pengaruh yang dihaadapi dalam waktu yang akan datang.

Kekurangan informasi

Perencanaan memerlukan informasi yang cukup. Kalau perencanaan tidak cukup informasi, perencanaan itu sukar untuk dapat ipertanggungjawabkan.

Kesukaran-kesukaran/rintangan-rintangan administrasi

Perencanaan biasanya dilakukan oleh staff perencana. Belum tentu sesuatu hasil perencanaan disetujui oleh pimpinan. Mungkin secara prinsipal dapat disetujui, tetapi tidak mau melaksnakannya, karena beberapa pimpinan berpendapat bahwa perencanaan itu tidak bermanfaat. Sebab perencanaan itu, hanya suatu gambaran yang tampaknya tidak menghasilkan apa-apa. Disamping itu bahwa perencanaan memerlukan uang dan waktu, karena biaya perencanaan itu tidak hany adiperuntukkan bagi orang yang melaksnakan, tetapi juga biaya untuk mengumpulkan dan menganalisa data. Jelasnya bahwa perencanaan itu memerlukan pembiayaan, tanpa pembiayaan perencanaan itu tidak mungkin sempurna.

Halangan kejiwaan

Halangan psikologi yang utama, ialah apabila pimpinan (seperti orang pada umumnya) hanya melihat terhadap keadaan yang sekarang dan tidak melihat keadaan yang akan datang. Basanya pimpinan itu sangat menentang terhadap usaha-usaha perubahan, seperti pengalaman yang lampau, yaitu mempertahankan tradisi yang lama. Padahal perencanaan dalah suatu usaha perubahan dimana pimpinan harus memutuskannya.

Pertimbangan-pertimbangan unsur kemanusiaan

Suatu usaha daripada kegiatan perencanaan adalah keungkinan kurangnya pertimbangan atas unsur-unsur kemanusiaan didalam organisasi. Sebab rencana itu tidak hanya menyangkut sesuatu yang bersifat fisik atau material saja, tetapi juga menyangkut segi kemanusiaan.

9.    Peramalan Dan Teknik-Teknik Peramalan

1.    Peramalan (melihat ke depan)

Peramalan merupakan suatu proses perencanaan. Istilah perencanaan menunjukkan suatu prosedur yag dilakukan oleh pimpinan untuk menggambarkan kemungkinan yang lebih baik tehadap kegiatan organisasi yang diharap kan yaitu untuk jangka waktu yang akan datang.

Peramalan adalah pendugaan atau perkiraan untuk suatu perubahan, yang dapat mempengaruhi salah satu rencana organisasi. Peramalan yang teliti akan membntu pimpinan memilih tujuan yang benar.

2.    Teknik-teknik peramalan

a.    Strategi /Teori kejadian

Strategi ini terjadi daripada penemuan apa yang terjadi atau sedang terjadi sebelum seseorang mendapatkan, menggunakan atau memikirkan penggunaan informasi yang tersedia itu. Metode ini sangat berguna karena diperoleh dari orang dalam sendiri, dan mereka akan mengatakan sebenarnya apa yang ingin kita ketahui.

b.    Strategi / Teori pertumbuhan

Strategi ini merupakan suatu hipotesa bahwa waktu yang akan datang tumbuh dari keadaan waktu sekarang, kecuali bila ada hal-hal /kejadian yang tidak daoat diperkirakan terlebih dahulu.

c.    Strategi /Teori ekonomi

Strategi ini mengkuti perkembangan model teori ekonomi, yang dapat dipergunakn atau dapat diterapkan terhadap semua keadaan, yaitu: masa lampau, masa sekarang, dan masa yang akan datang.

10.              Pengumpulan Dan Analisa Data Daripada Perencanaan

Perencanaan tidak akan berhasil dengan baik apabila tidak adanya data. Karena itu adanya data sebagai sumber untuk perecanaan, sangat diperlukan sekali. Perencanaan tergantung atas tersedianya data yang bersifat kualitatif maupun data bersifat kuantitatif untuk dipergunakan dalam suatu perecanaanyang efektif. Data ini setelah diolah menjadi sumber informasi yang kemudian diatur, dinilai, sehingga mudah dijadikan bahan dalam suatu perencanaan. Selanjutnya diperlukan adanya sistem pencatatan dan penyimpanan  yang sewaktu-waktu  dapat digunakan dalam perencanaan.

Jadi untuk keperluan perencanaan diperlukan adanya sistem pengolahan data/informasi yang teratur dari suatu organisasi, di mana data/informasi itu dipelajari dan dinilai sebagai sumber yang dapat merupakan suatu milik/nilai yang berharga dan dapat dibenarkan sebagai sumber perencanaan.

11.              Karakteristik Daripada Perencanaan Yang Efektif

Menurut Urwick, karakteristik daripada perencanaan yang baik adalah:

1.    Bahwa perencanaan itu harus berdasarkan atas tujuan yang jelas;

2.    Rencana itu mempunyai sifat yang sederhana (simple);

3.    Rencana itu mudah diadakan analisa dan diklarifikasikan dalam suatu tindakan dengan menetapkan adanya standar;

4.    Rencana itu bersifat supel (flexibel);

5.    Rencana itu mempunyai keseimbangan yang baik;

6.    Tersedianya sumber-sumber yag dipergunakan dalam pelaksanaan rencana itu.

Untuk mengadakan penilaian terhadap suatu perencanaan yang efektif, perencanaan itu harus bersifat pragmatis, bermanfaat bagi kemajuan masyarakat. Fragmatis berarti dapat diukur berdasarkan atas baiknya rencana dan implementasinya daripada rencana itu. Kecuali itu perencanaan juga harus dinamis, artinya dapat menyesuaikan dengansituasi, kondisi setempat.

B. PENGAWASAN

1. Arti Maksud Dan Tujuan Pengawasan

a. Arti Pengawasan

Mc. Farland, memberikan definisi pengawasan sebagai berikut: pengawasan ialah suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya sesuai dengan rencana, perintah, tujuan, atau kebijaksanaan yang telah ditentukan. Jelaslah pengawasan harus berpedoman terhadap: 1) rencana yang telah diputuskan, 2) perintah terhadap peaksanaan pekerjaan, 3) tujuan dan/atau , 4) kebijaksanaan yang telah ditentukan sebelumnya.

b. Maksud Pengawasan

Pengawasan itu dimaksudkan untuk mencegah atau untuk memperbaiki kesalahan, penyimpangan, ketidaksesuaian, penyelewengan dan lainnya yang tidak sesuai dengan tugas dan wewenang yang telah ditentukan. Jadi maksud pengawasan bukan mencari kesalahan terhadap orangnya, tetapi mencari kebenaran terhadap hasil pelaksanaan pekerjaannya.

c. Tujuan pengawasan

Pengawasan bertujuan agar hasil pelaksanaan pekerjaan diperoleh secara berdaya guna (efisien) dan berhasil guna (efektif), sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

d.    Tugas (fungsi) Pengawasan

1)   Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap pejabat yang diserahi tugas dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan

2)   Mendidik para pejabat agar mereka melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan

3)   Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, kelalaian dan kelemahan, agar tidak terjadi kerugian yang tidak diinginkan.

4)   Untuk memperbaiki kesalahan dan penyelewengan, agar pelaksanaan pekerjaan tidak mengalami hambatan dan pemborosan-pemborosan.

2. Macam-macam Pengawasan

a. pengawasan dari dalam;

b. pengawasan dari luar;

c. pengawasan preventif;

d. pengawasan represif.

Pengawasan dari dalam (Internal Control)

Pengawasan dari dalam, berarti pengawasan yang dilakukan oleh aparat/ unit pengawasan yang dibentuk didalam organisasi itu sendiri. Aparat/unit pengawasan ini bertindak atas nama pimpinan organisasi. Aparat/ unit pengawasan ini bertugas mengumpulkan segala data dan informasi  yang diperlukan oleh pimpinan organisasi. Data-data dan informasi ini dipergunakn oleh pimpinan untuk menilai kemajuan dan kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Hasil pengawasan ini dapat pula digunakan dalam menilai kebijakan pimpinan. Untuk itu kadang-kadang pimpinan perlu meninhau kembali kebijaksanaan/keputusan-keputusan yang telah dikeluarkan. Sebaliknya pimpinan dapat pula melakukan tindakan-tindakan perbaikan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya. Internal control, misalnya: Inspektorat Jenderal Aparat Pengawasan didalam sesuatu Departemen.

Pengawasan dari luar (external control)

Pengawasan dari luar berarti pengawasan yang dilakukan oleh aparat/unit pengawasan dari luar organisasi itu. Aparat/unit pengawasan dari luar organisasi itu adalah aparat pengawasan yang bertindak atas nama atasan dari pimpinan organisasi itu, atau bertindak atas nama pimpinan organisasi itu karena permintaannya. Misalnya: pengawasan yang dilakukan oleh Direktorat Jenderal Pengawasan Keuangan Negara terhadap sesuatu Departemen. Aparat pengawasan ini bertindak atas nama pemerintah/presiden melalui Menteri Keuangan. Sedangkan pengawasa yag dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuanga, ialah pemeriksaan/pengawasan yang bertimdak atas nama Negara Republik Indonesia.

Pengawasan Preventif

Arti daripada Pengawasan Preventif ialah pengawasan yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud daripada pengawasan preventif ini ialah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan dalam pelaksanaan. Dalam sistem pemeriksaan anggaran, pengawasan  ini disebut pre-audit. Pengawasan preventif dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut:

a.Menentukan peraturan-peraturan yang berhubungan dengan sistem prosedur, hubungan dan tata kerjanya.

b.Membuat pedoman/manual sesuai dengan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan.

c. Menentukan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

d.Mengorganisasikan segala macam kegiatan, penempatan pegawai dan pembagian pekerjaannya.

e.Menentukan sistem koordinasi, pelaporan, dan pemeriksaan.

f.Menetapkan sanksi-sanksi terhadap pejabat yang menyimpang dari peraturan yang telah ditetapkan.

                 

Pengawasan Represif

Arti daripada pengawasan represif ialah pengawasan yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksudnya diadakannya pengawasan represif ialah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Dalam sistem pemeriksaan anggaran , pengawasan ini disebut post-audit. Adapun pengawasan represif ini dapat menggunakan sistem-sistem pengawasan sebagai berikut:

a)Sistem Komperatif

(1)Mempelajari laporan-laporan kemajuan (progress report) dari pelaksanaan pekerjaan, dibandingkan dengan jadwal rencana pelaksanaan.

(2)Membandingkan laporan-laporan hasil pelaksanaan pekerjaan dengan rencana yang telah diputuskan sebelumnya.

(3)Mengadakan analisa terhadap perbedaan-perbedaan tersebut, termasuk faktor lingkungan yang mempengaruhinya.

(4)Memberikan penilaian terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan, termasuk para penanggung jawabnya.

(5)Mengambil keputusan atas usaha perbaikannya atau penyempurnaannya.

b)Sistem Verifikatif

(1)Menentukan ketentuan-ketentuan yang berhubungan dengan prosedur pemeriksaan.

(2)Pemeriksaan tersebut harus dibuat laporan secara periodik atau secara khusus.

(3)Mempelajari laporan untuk mengetahui perkembangan dan hasil pemeriksaannya.

(4)Mengadakan penilaian terhadap hasil pelaksanaannya.

(5)Memutuskan tidakan-tindakan perbaikan atau penyempurnaannya.

c)Sistem Inspektif

Inspeksi dimaksudkan untuk mengecek kebenaran dari suatu laporan yang dibuatoleh para petugas pelaksanaannya. Dalam pemeriksaan ditempat (on the spot inspection) instruksi-instruksi diberikan dalam rangka perbaikan dan penyempurnaan pekerjaan. Inspeksi dimaksudkan pula untuk memberikan penjelasan-penjelasan terhadap kebijaksanaan pimpinan.

Untuk menjamin hasil yang objektif dalam inspeksi ini, kadang-kadang diperlukan penggantian jabatan dalam periode tertentu. Penggantian jabatan ini dimaksudkan pula untuk lebih menyegarkan tugas-tugas inspeksi, karena tugas-tugas tersebut kecuali membesarkan juga menjemukan.

d)Sistem Investigatif

Sistem ini lebih menitikberatkan terhadap penyelidikan/penelitian yang lebih mendalam terhadap sesuatu masalah yang bersifat negatif. Penyelidikan/penelitian ini didasarkan atas suatu laporan yang masih bersifat hipotesa(anggapan). Laporan tersebut mungkin benar dan mungkin salah. Oleh karen itu perlu diteliti lebih mendalam untuk dapat mengungkapkan hipotesa tersebut. Agar dapat memperoleh jawaban yang benar diperlukan pengumpulan data, menganalisa atau mengolah data, dan penilaian atas data tersebut. Berdasarkan hasilnya tersebut, kemudian segera diambil keputusan.

3.    Metode pengawasan

a.       Pengawasan Langsung

Ialah apabila aparat pengawasan/pimpinan organisasi melakukan pemeriksaan langsung pada tempat pelaksanaan pekerjaan, baik dengan sistem inspektif, verifikatif maupun dengan sistem investigatif.

b.      Pengawasan tidak langsung

Ialah apabila aparat pengawasan/pimpinan organisasi melakukan pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan hanya melalui laporan-laporan yag masuk padanya.

c.       Pengawasan formal

Ialah pengawasan yang secara formal dilakukan oleh unit/aparat pengawasan yang bertindak atas nama pimpinan organisasinya atau atasan daripada pimpinan organisasi itu.

d.      Pengawasan informal

Ialah pengawasan yang tidak melalui saluran formal atau prosedur yang telah ditentukan. Pengwasan ini biasanya dilakukan oleh pejabat pimpinan dengan melalui kunjungan yang tidak resmi atau secara incogito.

e.       Pengawasan admnistratif

Ialah pengawasan yang meliputi bidang: keuangan, kepegawaian, dan maaterial.

(1)   Pengawasan keuangan, menyangkut tentang: pos-pos anggaran(rencana anggaran), pelaksanaan anggaran, yang meliputi pengurusan administratif dan pengurusan bendaharawan.

(2)   Pengawasan kepegawaian, menyangkut hal-hal yang berhubungan dengan administrasi kepegwaian, yaitu: perihal kebenaran prosedur penerimaan.

(3)   Pengawasan material, ialah untuk mengetahui apakah barang-barang yang disediakan (dibeli) sesuai dengan rencana pengadaannya.

f.        Pengawasan teknis

Ialah pengawasan terhadap hal-hal yang bersifat fisik, misalnya: pemeriksaan terhadap pembangunan gedung, pemeriksaan terhadap pembuatan kapal, pemeriksaan terhadap penanaman padi disawah, pemeriksaan kesehatan rakyat didesa, dan sebagainya.

4.    Prinsip-prinsip Pengawasan

a.         Pengawasan berorientasi kepada tujuan organisasi.

b.      Pengawasan harus objektif, jujur dan mendahulukan kepentingan umum dari pada kepentingan pribadi.

c.         Pengawasan harus berorientasi terhadap kebenaran menurut peraturan-peraturan yang berlaku, berorientasi terhadap kebenaran atas prosedur yang telah ditetapkan daan berorientasi terhadap tujuan dalam pelaksanaan pekerjaan.

d.         Pengawasan harus menjamin daya dan hasil guna pekerjaan.

e.         Pengawasan harus berdasarkan atas standar yang objektif, teliti dan tepat.

f.           Pengawasan harus bersifat terus menerus.

g.         Hasil pengawasan harus dapat memberikan umpan balik terhadap perbaikan dan penyempurnaan dalam pelaksanaan, perencanaan dan kebijaksanaan waktu yag akan datang.

5.    Syarat-syarat daripada Pengawasan

Untuk menciptakan kondisi daripada pengawasan, maka syarat-syarat umum dapat dipergunakan sebagai berikut:

a.    Menentukan standar pengawasan yang baik dan dapat dilaksanakan.

b.    Menghindarkan adanya tekanan, paksaan, yang menyebabkan penyimpangan dari tujuan pengawasan itu sendiri.

c.    Melakukan koreksi rencana yang dapat digunakan untuk mengadakan perbaikan serta penyempurnaan rencana yang akan datang.

6.    Peranan Pimpinan di dalam proses Pengawasan

Pengawasan adalah fungsi yang fundamental (pokok). Pimpinan harus mempunyai alat-alat pengawasan dalam hal-hal yang diperlukan, tetapi ia harus menggunakan pertimbangan didalam pengembangan dan pelaksanaannya. Pengawasan dalam arti sebagai fungsi pimpinan bukan dalam arti mendominasi bawahannya, tetapi dalam arti memberikan bimbingan dan pengarahan terhadap usaha-usaha daripada bawahannya untuk mencapai hasil-hasil yang dimaksudkan.

7.    Syarat-syarat Pengawasan yang Efektif

       Sesuatu hal yang perlu diketahui bahwa semua pimpinan menginginkan untuk mendapatkan sistem pengawasan yang memadai dan efektif untuk membantu agar apa yang dilakukan sesuai dengan rencana.

Syarat-syarat pengawasan yang efektif ini, ialah:

a.    Pengawasan harus dihubungkan dengan rencana dan kedudukan seseorang.

b.    Pengawasan harus dihubungkan dengan individu pimpinan dan pribadinya.

c.    Pengawasan harus menunjukkan penyimpangan-penyimpangan pada hal-hal yang penting.

d.    Pengawasan harus objektif.

e.    Pengawasan harus luwes (fleksibel).

f.      Pengawasan harus hemat.

g.    Pengawasan harus membawa tindakan perbaikan.

8.    Tipe daripada Standar yang penting

       Setiap tujuan, sasaran daripada perencanaan program, setiap kegiatan dari program, setiap kebijaksanaan, setiap prosedur, dan setiap anggaran menjadi standar terhadap pelaksanaan yang sesungguhnya atau yang diharapkan untuk dinilai.

Dalam praktek, standar ini dapat dibagi dalam tipe-tipe sebagai berikut:

a.         Standar fisik: standar ini berhubungan dengan ukuran yang bukan bersifat uang (moneter) dan biasanya terdapat pada tingkat operasional di mana bahan/material, mesin-mesin yang dipergunakan, dengan mengerjakan tenaga manusia yang menghasilkan barang/jasa.

b.         Standar biaya: standar ini berhubungan dengan ukuran uang (moneter), seperti halnya standar fisik, standar ini biasanya dipergunakan pada tingkat operasional. Standar ini berkaitan erat dengan nilai uang terhadap biaya daripada kegiatan.

c.         Standar modal: standar ini timbul dari penerapan ukuran uang (moneter) terhadap keadaan fisiknya, yang berhubungan dengan investasi modal dalam suatu perusahaan. Berhubungan erat sekali dengan neraca pembukuan, yang dapat menunjukkan kemunduran atau kemajuan perusahaan.

d.         Standar pendapatan: standar timbul ini karena hubungan antara nilai uang dengan penjualan. Untuk menentukan besarnya pendapatan yang harus diperoleh.

e.         Standar program: cenderung untuk menggunakan program anggaran yaitu suatu program yang secara formal mengikuti perkembangan hasil produksi, atau suatu program untuk memperbaiki mutu sesuatu barang.

f.           Standar yang tak dapat diraba: standar ini adalah demikian sukarnya, karena tidak dapat dinyatakan dengan ukuran fisik atau uang. Demikian sukarnya untuk menentukkan penilaian, yang tidak dapat diberikan suatu kuran secara kualitatif maupun kuantitatif.

g.         Standar sasaran: dalam manajemen yang modern telah ditemukan melalui pemikiran dan penelitian, adanya kemungkinan untuk menentukan sasaran yang dapat digunakan sevagai standar pelaksanaan. Standar sasran itu dapat berbentuk sasaran yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif.

9.    Prosedur Pengawasan

Diantara prosedur pengawasan adalah sebagai berikut:                       

a.         Observasi, pemeriksaan dan peninjauan kembali

       Suatu hal yang perlu dipertimbangkan, bahwa pimpinan secara periodik perlu mengadakan observasi terhadap bawahannya, yaitu tentang cara bekerja, sistem bekerjanya dan hasil-hasil pekerjaannya dan sebaliknya mengenai pengaruh daripada observasinya itu.

       Maksud/tujuan observasi yang terakhir adalah sistem daripada pemeriksaan (audit) atau peninjauan kembali (review) apa yang telah dilakukan.

       Pemeriksaan ini menyangkut rencana anggaran yang menunjukkan gmbaran angka-angka pelaksanaan daripada setap segi yang diobservasi.

       Peninjauan kembali adalah sama dengan pemeriksaan tetapi menitikberatkan kepada faktor-faktor yang bersifat kualitatif bukan yang bersifat kuantitatif.

b.         Pemberian contoh

       Adalah penting bagi pimpinan, karena pimpinan sering menjumpai suatu pemberian contoh yang akan dapat membantu hasil daripada pengawasan. Hal ini karena pemberian contoh daripada pimpinan biasanya akan menjadi norma dari suatu kelompok bawahn untuk diikuti.

       Jadi kesimpulannya, apa yang dikerjakan oleh pimpinan seharusnya juga dikerjakan pula oleh bawahannya dan sebaliknya, pimpinan akan segera menindaknya terhadap bawahannya kalau ia sendiri tidak dapat mengerjakannya.

c.         Pencatatan dan pelaporan ( recording and reporting)

       Pencatatan dan pelaporan mempunyai nilai pengawasan, sekalipun dalam penggunaannya diperlukan waktu dan tenaga yang banyak. Pencatatan dan pelaporan ini merupakan hal yang penting bagi organisasi sebagai suatu alat pembuktian.

d.         Pembatasan wewenang

       Dalam hal bawahan mepunyai wewenang yang melebihi daripada wewenang yang telah ditentukan, maka perlu adanya suatu pembatasan agar supaya tidak terjadi penyimpangan.

e.         Menentukan peraturan, perintah dan prosedur

       Dalam menentuan peraturan, perintah dan prosedur pengawasan, pimpinan mempunyai peranan yang penting dalam pengawasan tugas rutin dan dapat mengembangkan kebiasaan-kebiasaan yang baik daripada pelaksanaan yang dilakukan oleh orang-orang didalam suatu organisasi.

       Peraturan pada umumnya melarang bentuk tingkah laku yang khusus atau kalau diizinkan akan dapat mengganggu usaha-usaha serta mmbahayakan kehidupan suatu organisasi. Perintah adalah memberikan informasi kepada individu-individu apa yang harus dikerjakan sesuai dengan situasi yang mungkin terjadi pada suatu waktu. Sedangkan prosedur adalah mengatur kegiatan yang harus dilkukan yang merupakan suatu rangkaian kegiatan melalui anggota-anggota suatu organisasi untuk melayani dan menerima dalam suatu situasi tertentu.

f.           Anggaran (budget)

       Anggaran adalah rencana yang merupakan alat daripada pimpinan untuk dilaksanakan. Anggaran ini merupakan suatu petunjuk untuk mengembangkan dan memajukan organisasi, dan juga meupakan suatu alat penilaian suksesnya suatu rencana. Pengawasan melalui anggaran adalah suatu pembatasan daripada kegiatan yang menjadi ruang lingkupnya.

g.         Sensor

       Sensor adalah tindakan preventif yaitu untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. Sensor adalah prosedur pengawasan yang bersifat negatif, sekalipun hal yang demikian ini kurang disukai.maksud daripada sensor ialah suatu tindakan pengamanan agar kesalahan-kesalahan yang akan diperbuat/timbul segera dapat dicegah atau diperbaiki, dan tindakan-tindakan pembetulan sebelum kesalahan itu terlambat.

h.         Tindakan Disiplin

       Sensor merupakan suatu bentuk tindakan yang bersifat mendisiplinkan. Pegawasan melalui tindakan didiplin akan mempunyai pengaruh sampai di manakah tindakan yang bersifat korektif dan represif itu dijalankan.

BAB III

PENUTUP

A.     KESIMPULAN

Setiap organisasi harus melaksanakan empat fungsi dari pada manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satunya fungsi Perencanaan merupakan salah satu empat fungsi manajemen yang penting dan saling terkait satu sama lain. Perencanaan dimaksudkan untuk memperoleh sesuatu dalam waktu yang akan datang, dan usaha/cara yang efektif untuk pencapaiannya. Oleh karena itu perencanaan adalah suatu keputusan apa yang akan diharapkan dalam waktu yang akan datang.

Pengawasan itu dimaksudkan untuk mencegah atau untuk memperbaiki kesalahan, penyimpangan, ketidaksesuaian, penyelewengan dan lainnya yang tidak sesuai dengan tugas dan wewenang yang telah ditentukan. Jadi maksud pengawasan bukan mencari kesalahan terhadap orangnya, tetapi mencari kebenaran terhadap hasil pelaksanaan pekerjaannya. Tujuan pengawasan adalah Pengawasan bertujuan agar hasil pelaksanaan pekerjaan diperoleh secara berdaya guna (efisien) dan berhasil guna (efektif), sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

B.     SARAN

Dalam suatu organisasi haruslah memiliki seorang pemimpin dan anggota-anggota yang bisa mengatur dan melaksanakan tugas atau wewenang dari masing-masing tugas yang di embannya. Jadi setiap anggota harus lebih unggul dalam bidangnya, agar setiap kerja sama dapat dilaksanakan dengn baik dan benar. Setiap organisasi harus melaksanakan empat fungsi manajemen yaitu fungsi perencanaan, penggorganisasian, penggerakkan dan pengawasan. Dan sesorang pemimpin harus bisa mengendalikan dan memberikan arahan kepada bawahan untuk saling bekerja sama dan melaksanakan tugas dengan baik agar tujuan organisasi dapat tercapai.