JUDUL BUKU: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Pengarang
: Prof. Dr. Sondang P. Siagian, M.P.A
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur saya panjatkan
kehadirat ALLAH SWT, karena atas rahmat dan karunia-Nya saya dapat menyelesaikan
Tugas Meresume Mata Kuliah “ SISTEM INFORMASI MANAJEMEN “ ini. Shalawat dan
salam saya panjatkan kepada junjunan Nabi besar Muhammad SAW, kepada sahabat –
sahabatnya dan sampai pada kita sebagai umat-Nya
Saya ucapkan terima kasih kepada Bapak
MOH. SUTARDJO, Drs., M.Si. selaku Dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.
Saya menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan makalah ini masih jauh dari
sempurna. Apabila ada kritik dan saran yang bersifat membangun dalam
terciptanya makalah ini saya terima dengan lapang dada.
Penyusun
DAFTAR ISI
KATA
PENGANTAR....................................................................................... i
DAFTAR ISI....................................................................................................... ii
BAB 1 PENDAHULUAN.................................................................................. 1
Ciri-Ciri Masyarakat Informasional........................................................... 2
Tahap-Tahap Penanganan Informasi......................................................... 3
Penciptaan Informasi.......................................................................... 4
Pemeliharaan Saluran Informasi......................................................... 4
Seleksi Dan Transmisi Informasi........................................................ 4
Penerimaan Informasi Secara Selektif................................................ 4
Penyimpanan Informasi...................................................................... 5
Penggunaan Informasi........................................................................ 5
Penilaian Kritis Dan Sistem Umpan Balik......................................... 5
Pengaruh Kepemimpinan Terhadap Sistem
Informasi.............................. 5
Penelitian Dasar.................................................................................. 8
Eksperimentasi Laboratorium............................................................. 8
Pengembangan................................................................................... 8
Pelatihan Untuk Aplikasi................................................................... 8
Penggunaan........................................................................................ 9
Umpan Balik...................................................................................... 9
Struktur Organisasi Ditinjau Dari Segi
Informasi..................................... 9
BAB
2 SISTEM INFORMASI SEBAGAI PENDUKUNG
PROSES
MANAJEMEN....................................................................... 11
Tiga Kategori Peranan Manajemen........................................................... 11
Peranan Yang Bersifat “
Interpersonal”........................................... 11
Peranan Informasional..................................................................... 11
Peranan Selaku
Pengambil Keputusan............................................. 11
Proses Manajerial....................................................................................... 12
Penentuan Tujuan............................................................................... 12
Pentahapan Pencapaian Tujuan.......................................................... 13
Perumusan Strategi............................................................................. 13
Fungsi Perencanaan............................................................................ 13
Penyusunan Program Kerja................................................................ 14
Fungsi Pengorganisasian.................................................................... 14
Penggerakkan Sumber Daya Manusia................................................ 14
Penyelenggaraan Kegiatan Operasional............................................. 14
Pengawasan Sebagai Komponen Proses
Manajerial........................... 15
Penilaian Sebagai Komponen Sebagai
Manajerial.............................. 15
Pentingnya Umpan Balik................................................................... 15
BAB
3 DUKUNGAN INFORMASI UNTUK BERBAGAI
BIDANG
FUNGSIONAL...................................................................... 16
Jenis-Jenis Informasi Pendukung Yang
Dibutuhkan................................ 16
Produksi Sebagai Bidang Fungsional........................................................ 17
Pemasaran Sebagai Bidang Fungsional..................................................... 17
Promosi Sebagai Bidang Fungsional......................................................... 17
Penjualan Sebagai Bidang Fungsional...................................................... 18
Manajemen Logistik Sebagai Bidang
Fungsional..................................... 18
Proses Manajemen Logistik................................................................ 18
Manajemen Sumber Daya Manusia Sebagai
Bidang Fungsional.............. 19
Fungsi-Fungsi Manajemen Sumber Daya
Manusia............................ 20
BAB
4 PENCIPTAAN, PEMELIHARAAN, DAN PENGGUNAAN
SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN............................................... 21
Pengolahan Data....................................................................................... 21
Pengolahan Data Secara Elektronik................................................... 21
Organisasi Satuan Kerja Pengolahan Data......................................... 21
Organisasi Pengolahan Data Berdasarkan
Pendekatan
“ Yang Didistribusikan”..................................................................... 23
Pengolahan Data Oleh Pemakai Akhir............................................... 24
Integrasi Antara Komputer Pusat Dan
Komputer Mikro................... 24
Pengolahan Data Oleh Pihak Ketiga.................................................. 24
Perangkat Keras Pengolahan Data..................................................... 24
Aplikasi Data Dan Pemeliharaan Sistem................................................... 25
Teori Pengambilan Keputusan Sepintas
Kilas.................................... 25
Komponen Sistem Pengolahan Data
Elektronik................................ 25
Perangkat Lunak................................................................................ 25
Teknik Memilih Sistem Pengolahan Data................................................. 25
Sekilas Tentang Internet............................................................................ 26
Pemahaman Istilah-Istilah Internet.................................................... 26
Pemanfaatan Teknologi Internet........................................................ 29
Penerapan Teknologi Internet Untuk
Kepentingan Intra (Intranet).......... 29
Optimalisasi Pemanfaatan Internet........................................................... 30
BAB 5 AUDIT SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN................................ 31
Audit Organisasi Satuan Kerja Pengolahan
Data..................................... 31
Audit Proses Pengolahan Data.................................................................. 31
Pengumpulan Data............................................................................. 31
Analisis Data...................................................................................... 31
Penyimpanan Informasi...................................................................... 32
Audit Perangkat Keras.............................................................................. 32
Audit Perangkat Lunak............................................................................. 32
Audit Pekerja Otak (Brainware)............................................................... 33
DAFTAR PUSTAKA
1
PENDAHULUAN
Sering
terdengar ungkapan bahwa dunia dewasa ini berada dalam era informasi. Dan
masyarakat modern dikenal sebagai masyarakat informasional. Pandangan demikian
memang benar karena seperti diketahui salah satu fenomena yang dewasa ini sudah
“mendunia” dan berlangsung dengan kepesatan yang sangat tinggi ialah
perkembangan dan berbagi terobosan dibidang teknologi informasi. Aplikasinya
dalam dunia kenyataan “ dunia kenyataan” pun sudah sangat beragam sehingga
dapat dikatakan bahwa tidak ada lagi segi kehidupan dan penghidupan yang tidak
disentuh oleh informasi, baik pada tingkat individual, kelompok, semua jenis
organisasi, pada tingkat negara, dan bahkan dalam hubungan antarorganisasi dan
antarnegara.
Salah
satu kelompok di masyarakat yang merasakan makin pentingnya informasi ialah
para manajer yang menduduki jabatan pimpinan dalam berbagai jenis organisasi,
seperti organisasi politik, organisasi kenegaraan, organisasi angkatan
bersenjata, organisasi niaga, organisasi sosial, organisasi swadaya masyarakat,
organisasi nirlaba, dan bahkan organisasi keagamaan. Sebagai tanggapan terhadap
fenomena tersebut, para pakar telah mengembangkan orientasi baru dalam bidang
informasi yang dikenal dengan nama “Sistem Informasi Manajemen” (Information Management System).
Masyarakat
yang mengolah informasi secara “ tradisional” dalam arti tidak menggunakan
sarana bermuatan teknologi tinggi disebut masyarakat prainformasional.
Sebaliknya masyarakat yang mengolah berbagai komponen penanganan informasi
dengan memanfaatkan kemajuan dan terobosan informasi disebut sebagai masyarakat
informasional.
Memang
benar kebutuhan berbagai jenis organisasi akan informasi bukan hal yang baru
sama sekali karena sejak dahulu hingga sekarang penanganan sutau sistem
informasi dilakukan selam tujuh tahap, yaitu: (a) pengumpulan data, (b)
klasifikasi data, (c) pengolahan data supaya berubah bentuk, sifat, dan
kegunaannya menjadi informasi, (d)
interpretasi informasi, (e) penimpanan informasi, (f) penyampaian informasi dan
transmisi kepada pengguna, dan (g) penggunaan informasi untuk kepentingan
manajemen organisasi. Yang baru ialah proses penanganannya yang dilakukan
dengan memanfaatkan perkembangan dan terobosan teknologi, terutama dengan
menggunakan komputer dan sarana lain yang bermuatan teknologi tinggi.
CIRI-CIRI
MASYARAKAT INFORMASIONAL
Kiranya
akan lebih mudah untuk memahami apa yang disebut sebagai “ masyarakat
informasional” jika ciri-cirinya dibandingkan dengan masyarakat
prainformasioanl. Berikut ini digambarkan perbandingan ciri-ciri tersebut.
PERBANDINGAN MASYARAKAT
PRAINFORMASIONAL DAN MASYARAKAT INFORMASIONAL
|
No.
|
Ciri
|
Masyarakat
Prainformasional
|
Masyarakat
Informasional
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
|
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
|
Dasar
Ilmiah
Jumlah
Informasi
Tingkat
Pertambahan Informasi
Dasar
Seleksi
Kecepatan
Transmisi Informasi
Lingkup
Informasi
Biaya
Pengadaan Informasi
Isi
Informasi
Lokasi
Informasi
Jangkauan
Terhadap Informasi
Cara
Penyampaian Informasi
Jenis
Interdependensi
Variabilitas
Informasi
Unit
Untuk Penanganan Informasi
Struktur
Pengolahan Informasi
Kerangka
Nilai Interpretasi
Ukuran
Teknologi Informasi
Tingkat
Kompleksitas Sistem Informasi
Arus
Informasi
Pemecahan
Masalah
Partisipasi
Sosial Dalam Pengolahan Informasi
Tingkat
Kerahasiaan
Orientasi
Waktu
|
Paradigma
yang kaku
Langka
Linear
Kabur
Lambat
Sempit
Mahal
Stabil
Tetap
Terbatas
Monomedia
Rendah
Pengalaman
Langsung
Individu
Hierarkis
Monistik
Besar
Sederhana
Dari
Seorang ke Banyak Orang
Lokal
Perwakilan
(by proxy)
Penuh
Kerahasiaan
Masa
Lalu
|
Kemampuan
menggabung yang kreatif
Melimpah
Eksponensial
Tepat
Cepat
Luas
Murah
Berubah-ubah
Mobil
Terbuka
Multimedia
Tinggi
Tidak
langsung
Mesin
/ Bantuan Mesin
Horizontal
Pluralistik
Kecil
Kompleks
Dari
Banyak Orang ke Seorang
Berdasarkan
Pendekatan Kesisteman
Universal
dan Langsung
Penetratif
Masa
Depan
|
TAHAP-TAHAP PENANGANAN INFORMASI
Sesungguhnya,
makin pentingnya peranan informasi dalam pengelolaan sesuatu organisasi dalam
lingkungan masyarakat informasional merupakan “produk” sebab-akibat. Faktor
pemicunya ialah makin majunya masyarakat karena berbagai faktor seperti
pendidikan, demokratisasi politik, pembangunan ekonomi, yang membawa serta
berbagai macam permasalahan yang bentuk, jenis, dan intensitasnya berbeda dari
masa-masa sebelumnya.
Perkembangan
tersebut memungkinkan ditempuhnya delapan tahap penting dalam penanganan
informasi, yaitu:
Penciptaan Informasi
Menciptakan
informasi tidak terlepas dari identifikasi dan penggalian sumber-sumber yang
tepat. Sumber-sumber yang dapat dan layak digali sangat bervariasi dari satu
organisasi ke organisasi lain karena sangat tergantung pada proses pengambilan
keputusan apa yang akan didukungnya dan untuk kepentingan apa informasi
tersebut dipergunakan.
Pemeliharaan
Saluran Informasi
Telah
umum diketahui bahwa salah satu perkembangan pesat yang terjadi dalam era
informasi dewasa ini ialah terjadinya “ perkawinan” antara teknologi komunikasi
dengan tekmologi informasi. Akibatnya makin banyak saluran penyampaian
informasi dari satu pihak kepada pihak lain, misalnya dari sumber informasi
kepada penggunanya. Itulah yang dimaksud dengan saluran informasi multimedia. Baik secara internal maupun
eksternal, saluran tersebut dapat berupa: (1) saluran melalui komunikasi lisan,
(2) saluran dengan menggunakan tulisan, (3)
komputer pada satuan-satuan kerja dalam organisasi yang on-line dengan komputer utama (mainframe), (4) saluran telepon, (5)
teleks, (6) faksimile, (7) electronic
mail.
Seleksi
Dan Transmisi Informasi
Informasi
yang dimiliki oleh organisasi perlu diseleksi oleh berbagai pemakai informasi
tersebut. Berarti mengetahui informasi apa yang dikirim kepada siapa dan untuk
kepentingan apa menjadi sangat penting. Salah satu ramifikasi pandangan diatas
ialah pentingnya kemampuan memilih dan menggunakan sarana transmisi informasi
yang tepat.
Penerimaan
Informasi Secara Selektif
Penerima
informasi perlu memiliki kemampuan untuk melakukan seleksi. Kemampuan pengguna untuk melakukan
informasi seleksi penting supaya : (a) hanya informasi yang relevan dengan
misi, fungsi, dan tugas yang diambilnya, (b) biaya transmisi dapat ditekan
serendah mungkin, dan (c) pengguna tidak memikul beban pemeliharaan yang
sesungguhnya tidak diperlukan.
Penyimpanan
Informasi
Informasi
yang telah terkumpul dan terolah dengan baik perlu disimpan dengan sebaik
mungkin. Kegiatan penyimpanan informasi sangat penting karena pengalaman
menunjukkan bahwa tidak semua informasi yang dimiliki digunakan segara. Oleh
karena itu, informasi yang telah diolah dengan mengeluarkan biaya tertentu
jangan sampai hilang atau atau sukar ditelusuri apabila diperlukan.
Penggunaan
Informasi
Informasi
sudah menyentuh seluruh segi kehidupan dan penghidupan, baik pada tingkat individual,
tingkat kelompok, dan tingkat organisasi.
Penilaian
Kritis Dan Sistem Umpan Balik
Berhubungan
dengan semua tahap yang telah disinggung dimuka, diperlukan pula kegiatan
penilaian yang kritis terhadap sistem informasi.
Hasil
penilaian kritis yang dilakukan sangat bermanfaat bagi pimpinan organisasi dan
berbagai pihak lain yang memerlukannya. Oleh karena itu, hasil penilaian harus
diumpanbalikan kepeda berbagai pihak tersebut dan dengan bahan umpan balik
tersebut diharapkan proses manajemen dalam organisasi dapat berlangsung dengan
lebih lancar, efisien, dan efektif yang pada gilirannya meningkatkan kinerja
organisasi sebagai keseluruhan.
PENGARUH KEPEMIMPINAN TERHADAP
SISTEM INFORMASI
Kepemimpinan
merupakan inti manajemen. Sebagai inti manajemen, kepemimpinan sangat
berpengaruh terhadap efektivitas sistem informasi yang digunakan dalam
organisasi, sebagaimana juga pengaruhnya terhadap efektivitas berbagai sistem
lain dalam organisasi. Kepemimpinan dalam organisasi mempunyai pengaruh yang
sangat luas. Beberapa contoh berikut ini:
Pertama:
Pimpinan organisasi memahami, mungkin dari siapapun dalam organisasi, bahwa
penguasaan dan pemilikan sarana komunikasi sangat menetukan peranan informasi
dalam kehidupan organisasional.
Kedua:
pimpinan organisasi sangat mungkin memiliki berbagai informasi tentang
organisasi dan tentang lingkungan yang turut menentukan keberhasilan organisasi
mencapai tujuan dan berbagai sasarannya yang tidak dimiliki oleh orang lain
dalam organisasi yang bersangkutan.
Ketiga:
pimpinan organisasi menentukan filsafat organisasi untuk dijalankan oleh
bawahan mereka, termasuk sistem informasi yang diciptakan, dipelihara, dan
digunakan.
Keempat:
pimpinan organisasilah yang menentukan informasi apa yang akan disampaikan
kepada siapa yang biasanya disertai petunjuk pengunaannya yang harus dikaitkan
bukan hanya dengan tujuan dan berbagai sasaran yang ingin dicapai, akan tetapi
juga dalam rangka peningkatan kinerja organisasi berdasarkan prinsip-prinsip
efisien, efektivitas, dan produktivitas kerja.
Kelima: pimpinan
organisasi merupakan sasaran pengiriman informasi oleh orang lain baik di dalam
maupun di luar organisasi dan para pimpinan itu pulalahyang berperan sebagai
sumber informasi yang diperlukan oleh orang lain yang dalam berbagai bentuk
mempunyai kepentingan terhadap keberhasilan organisasi.
Keenam:
karena peranan informasionalnya, pimpinan organisasi mempengaruhi penciptaan
sistem informasi dan cakupan penyebarannya.
Ketujuh: pimpinan
organisasi menggunakan infornasi untuk mempengaruhi opini orang lain tentang
organisasi yang dipimpinnya dengan berbagai cara. Tergantung pada siapa yang
ingin dipengaruhi dan apa tujuannya.
Jelaslah bahwa pimpinan organisasi
mau atau tidak perlu terlibat dalam seluruh tahap penanganan informasi. Dilihat
dari “kacamata” kepemimpinan, dua sisi yang menonjol ialah peranan pimpinan
dalam penerimaan dan transmisi informasi di satu pihak serta pengambilan
keputusan untuk ditindaklanjuti oleh para bawahannya dipihak lain.
STRUKTUR
KEPEMIMPINAN SEBAGAI KOMPONEN PENANGANAN INFORMASI DENGAN PENGARUHNYA TERHADAP
ORGANISASI
|
Manajemen puncak dan informasi
|
|
Manajemen rendah dan informasi
|
|
Manajemen madya dan informasi
|
=
Penerimaan dan transmisi informasi
= Keputusan dan tindak lanjut
Selain memahami pengaruh
kepemimpinan terhadap informasi dalam organisasi, keterlibatan pimpinan dalam
penciptaan, pemeliharaan, dan penggunaan informasi juga sangat penting meskipun
keterlibtan tersebut tidak selalu berarti melaksanakan sendiri berbagai
kegiatan tersebut. Langkah-langkah yang biasanya ditempuh dalam penciptaan,
pemeliharaan, dan penggunaan sistem informasi ialah:
1.
penelitian dasar yang bersifat ilmiah,
2.
eksperimentasi atau percobaan
laboratorium,
3.
pengembangan,
4.
pelatihan untuk aplikasi,
5.
penggunaan, dan
6.
umpan balik.
STRUKTUR
ORGANISASI DITINJAU DARI SEGI INFORMASI
Ditinjau dari segi informasi,
struktur organisasi dapat disoroti dari dua segi, yaitu: (a) adanya berbagai
satuan kerja dalam organisasi untuk melaksanakan program kerja rutin dan (b)
adanya satuan kerja yang bertugas memecahkan berbagai masalah yang dihadapi
oleh organisasi baik secara parsial atau incremental,
departemental, atau lintas departemental maupun yang dihadapi oleh organisasi
sebagai keseluruhan.
Konsekuensi pengelompokkan tersebut
terlihat apabila dalam dua pola hubungan antara pimpinan organisasi dengan
orang-orang lain di dalamnya. Pola hubungan pertama,
yaitu pola hubungan antara pimpinan dengan satuan kerja pelaksana kegiatan
rutin pada umumnya bersifat formal dan melembaga. Oleh karena itu, pengambilan
keputusan rutin dapat didelegasikan kepeda para manajer eselon bawahan dan
bahkan kepada para pelaksana kegiatan operasional yang bersifat rutin
Pola hubungan kedua, yaitu pola hubungan pimpinan dengan orang-orang yang
bertugas disatuan kerja untuk mencari pemecahan masalah-masalah baru, tidak
selalu didasarkan pada hubungan formal dan juga belum tentu melembaga. Artinya
pola hubungan yang diperlukan adalah yang memungkinkan yang bersangkutan
berfikir dan bertindak kreatif, ini memerlukan pola yang fleksibel.
Dalam pembahasan yeng telah
dilakukan dalam bab ini terlihat dengan jelas betapa pentingnya peranan
informasi sebagai alat pendukung penyelenggaraan seluruh kegiatan organisasi
dengan tingkat efisiensi, efektivitas, dan produktivitas yang tinggi.
2
SISTEM INFORMASI SEBAGAI PENDUKUNG
PROSES MANAJEMEN
TIGA
KATEGORI PERANAN MANAJEMEN
Manajemen suatu organisasi memainkan
tiga kategori peranan, yaitu peranan yang bersifat interpersonal, peranan informasional, dan peranan selaku pengambil
keputusan.
Peranan yang Bersifat “Interpersonal”
Peranan yang bersifat interpersonal antara lain di maksudkan
untuk menumbuhsuburkan iklim solidaritas dan kebersamaan dalam organisasi.
Peranan ini sering menampakkan dirinya dalam tiga bentuk utama, yaitu: pertama: peranan yang bersifat simbolis.
Kedua : peranan selaku pimpinan. Ketiga: peranan sebagai penghubung.
Peranan
Informasional
Yang dimaksud peranan ini adalah
bahwa dalam kedudukannya selaku unsur pimpian dalam organisasi, manajemen
menjadi pemantau arus informasi dalam organisasi disamping peranan selaku
penerima dan pembagi informasi.
Peranan
Selaku Pengambil Keputusan
Pada tingkat yang berbeda-beda para
manajer dalam suatu organisasi berperan selaku pengambil keputusan, baik yang
sifatnya strategis, fungsional, dan teknis operasional. Peranan tersebut timbul
karena manajemen memiliki wewenang untuk bertindak selaku (a) wirausahawan, (b)
peredam ketidaktenangan, (c) penentu alokasi sarana, prasarana, sumber daya
manusia dan dana, serta (d) selaku perunding.
PROSES
MANAJERIAL
Organisasi apapun yang dikelola,
manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial yang pada intinya
berkisar pada: (a) penentuan tujuan dan sasaran, (b) perumusan strategi, (c)
perencanaan, (d) penentuan program kerja, (e) pengorganisasian, (f)
penggerakkan sumber daya manusia, (g) pemantauan kegiatan operasional, (h)
pengawasan, (i) penilaian, serta (j) penciptaan dan penggunaan sistem umpan
balik.
Penentuan
Tujuan
Berkaitan dengan tujuan, terdapat
paling sedikit tiga hal yang sangat menarik untuk diperhatikan. Pertama: tujuan organisasi biasanya
ditentukan oleh para pendiri organisasi tersebut dan seluruh kegiatan yang
diselenggarakan kemudian diarahkan kepada pencapaian tujuan tersebut. Kedua: semua anggota orgainisasi
diharapkan mau menerimatujuan tersebut sebagai sesuatu yang layak dan pantas
untuk dicapai terlepas dari latar belakang, preferensi pribadi, dan motivasi
para anggota organisasi tersebut. Ketiga:
tujuan dipandang sebagai sesuatu yang menjadi “ bintang penuntun” dan
sekaligus sebagai “ titik kulminasi” seluruh kegiatan organisasi yang antara
lain berarti bahwa apapun yang terjadi kemudian dalam organisasi harus
berkaitan langsung dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Sebagai titik kulminasi kegiatan
organisasi dan bahkan juga sebagai tolok ukur keberhasilan organisasi, tujuan
akhir suatu organisaisi memiliki empat ciri, yaitu: (a) jangkauan waktunya jauh
kedepan dan bahkan biasanya tidak dinyatakan secara tegas kapan tujuan tersebut
akan dicapai, melainkan dengan mengatakan “diupayakan akan tercapai satu kali
kelak”, (b) tujuan merupakan sesuatu kondisi ideal yang diharapkan akan
terwujud, (c) tujuan dinyatakan secara kualitatif, dan (d) sifat tujuan akhir
tersebut tidak dimungkinkan untuk dirumuskan secara konkret melainkan abstrak.
Pentahapan
Penciptaan Tujuan
Sasaran-sasaran sering dikenal
dengan istilah “tujuan antara’ yang memiliki ciri-ciri: (a) kurun waktu
pencapainnya ditentukan, (b) tidak lagi idealistik melainkan didasarkan pada
pemikiran pragmatisme dalam arti bahwa sasaran tersebut diyakini memang mungkin
dicapai, (c) dinyatakan sebagai kuantitatif sepanjang hal yang mungkin itu
dilakukan, dan (d) sasaran merupakan “target” yang konkret.
Perumusan
Strategi
Keseluruhan upaya pencapaian tuuan
dan berbagai sasaran organisasi memerlukan strategi yang mantap dan jelas.
Dilingkungan bisnis, strategi pada umumnya didefinisikan sebagai “pernyataan
sadar oleh seorang manajemen tentang bidang bisnis apa yang ditekuni oleh
organisasi sekarang dan dalam kegiatan bisnis apa organisasi akan bergerak
dimasa yang akan datang”.
Fungsi
Perencanaan
Perencanaan dapat didefinisikan
sebagai “ pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dilakukan
dalam satu kurun waktu tertentu dimasa depan”. Dilihat dari sudut jangkauan
waktunya, perencanaan dapat besifat jangka panjang, jangka sedang, dan jangka
pendek. Karena perencanaan merupakan salah bentuk pengambilan keputusan, perlu
diketahui secepat mungkin sebagai resiko dan fakttor-faktor yang menjadi
penyebab ketidakpastian. Sangat penting disadari bahwa “muatan” resiko dan
ketidakpastian makin besar dalam perencanaan jangka panjang dan relatif makin
kecil jika rencana bersifat jangka sedang, apalagi jangka pendek. Berarti
jumlah, bentuk, jenis, dan sifat informasi yang diperlukan pun jelas berbeda dan
manajemen harus memahami perbedaan-perbedaan tersebut.
Informasi tersebut berkaitan dengan
upaya menemukan jawaban terhadap enam pertanyaan yang harus terjawab dalam
proses perencanaan, yaitu pertanyaan apa,
di mana, siapa, mengapa, bagaimana, dan bilaman.
Penyusunan
Program Kerja
Penyusunan program kerja merupakan
perencanaan jangka pendek. Dengan demikian penyusunan program kerja merupakan
rincian yang sistematis dari rencana jangka sedang atau menengah. Perencanaan
harus terjawab dalam penyusunan program kerja dengan pengertian bahwa jawaban
tersebut (a) lebih bersifat kuantitatif, (b) menyatakan secara jelas dan
konkret hasil yang diharapkan, (c) standar kinerja jelas, (d) mutu hasil
pekerjaan ditetapkan secara pasti, dan (e) disusun sedemikian rincinya sehingga
dapat dijadikan pedoman dan pegangan dalam penyelenggaraan kegiatan
operasional.
Fungsi
Pengorganisasian
Organisasi yang didefinisikan
sebagai “sekelompok orang yang terikat secara foral dan hierarkis serta bekerja
sama untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya”. Jika
disimak secara cermat, definisi tersebut menunjukkan paling sdikit ada lima
implikasi imformasionalnya, yaitu: (a) organisasi sebagai wadah, (b) organisasi
sebagai proses, (c) tipologi organisasi, (d) prinsip-prinsip organisasi, dan
(d) faktor-faktoryang berpengaruh terhadap struktur orgaisasi.
Penggerakkan
Sumber Daya Manusia
Penggerakkan sumber daya manusia
merupakan fungsi yang sangat penting
karena seluruh proses manajerial hanya mempunyai makna operasional dalam
rangka pencapaian tujuan bila diselenggarakan oleh manusia dengan baik dan
benar.
Penyelenggaraan
Kegiatan Operasional
Penyelenggaraan kegiatan operasional
merupakan bagian yang sangat penting dari keseluruhan proses manajerial dan bahkan
merupakan tes apakah organisasi berjalan diatas “rel” yang benar atau tidak.
Pengawasan
Sebagai Komponen Proses Manajerial
Fungsi pengawasan sebagai upaya
untuk lebih menjamin bahwa semua kegiatan operasional berlangsung sesuai dengan
rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Seyogyanya pengawasan bersifat
edukatif dan tidak punitif, artinya tujuan dalam melakukan pengawasan adalah
untuk membantu para anggota organisasi mengatasi berbagai kelemahan yang
terdapat dalam diri masing-masing dan memberikan bimbingan sehingga terjadi
modifikasi perilaku yang negatif tersebut. Bahwa dari hasil pengawasan tersedia
umpan balik kepada manajemen untuk menentukan langkah korektif yang mungkin
diperlukan.
Penilaian
Sebagai Komponen Proses Manajerial
Penilaian merupakan upaya
membandingkan antara hasil yang nyata dicapai setelah satu tahap tertentu
selesai dikerjakan dengan hasil yang seharusnya dicapai untuk tahap tersbut.
Proses penilaian dapat diperoleh melalui berbagai teknik seperti laporan, wawancara,
termasuk dengan manajemen puncak, penyebaran kuisioner kepada pihak-pihak yang
dianggap mmiliki pengetahuan yang mendalam tentang seluruh proses manajerial
yang terdapat dalam perusahaan, dan teknik-teknik lain yang dipandang perlu dan
tepat diguanakn.
Pentingnya
Umpan Balik
Umpan balik sangat diperlukan
sebagai bahan untuk menjadikan organisasi semakin tangguh mencapai tujuan dan
berbagai sasarannya.
3
DUKUNGAN INFORMASI UNTUK BERBAGAI
BIDANG FUNGSIONAL
Bidang-bidang fungsional yang
terdapat dalam suatu perusahaan diklasifikasikan menjadi dua kelompok utama,
yaitu bidang-bidang fungsional yang bersifat tugas pokok yang memberi
kontribusi langsung kepada keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuan dan
sasarannya. Dan yang kedua ialah bidang-bidang fungsional yang menyelenggarakan
berbagai fungsi penunjang. Yang tergolong pada periode pertama ialah bdang
produksi, bidang pemasaran, bidang promosi, dan bidang penjualan. Yang
tergolong kategori kedua ialah bidang-bidang sumber daya manusia, keuangan,
akuntansi, bidang penelitian dan pengembangan, bidang perkantoran , serta
bidang hubungan dengan pelanggan. Setiap
bidang tersebut memerlukan dukungan informasi.
JENIS-JENIS
INFORMASI PENDUKUNG YANG DIBUTUHKAN
Dalam mengelola perusahaan, diperlukan
berbagai jenis informasi guna mendukung berbagai proses pengambilan keputusan,
baik oleh manajemen puncak, manajer berbagai bidang fungsiopnal, dan
penyelenggaraan kegiatan operasional.Dikaitkan khusus dengan pelaksanaan
berbagai bidang fungsional, jenis-jenis informasi yang dibutuhkan itu ialah: Pertama: Informasi dibidang ekonomi; kedua: informasi dibidang politik; ketiga: informasi tentang situasi
keamanan dan ketertiban umum; keempat:
informasi tentang lingkungan; kelima:
informasi tentang pemasokan bahan mentah dan bahan baku; keenam: informasi tentang bentuk persaingan yang mungkin akan
dihadapi; ketujuh: informasi tentang
target groups; kedelapan: informasi
tentang berbagai kriteria benchmarks; kesembilan:
informasi tentang infrastruktur fisik; kesepuluh:
informasi tentang tahap dan jenis teknologi. Dibawah ini dibahas secara singkat
berbagai bidang fungsional yang biasa terdapat dalam suatu perusahaan.
PRODUKSI
SEBAGAI BIDANG FUNGSIONAL
Tujuan dan berbagai sasaran
perusahaan dalam ari pertumbuhan, perkembangan, perolehan keuntungan, Return of investment, return of equity, perebutan
pangsa pasar yang lebih besar, dan sebagainya hanya mungkin tercapai apabila
perusahaan menghasilkan produk berupa barang dan atau jasa yang diminati oleh
pengguna, pelanggan, atau nasabah. Secara tradisional para pengguna, pelanggan,
dan nasabah meminati produk perusahaan tertentu setelah mempertimbangkan banyak
faktor, seperti mutu, harga, sistem pembayaran, jaminan penyapaian pesanan pada
waktu yang telah disepakati bersama, jaminan produsen,dan pelayanan purnajual.
PEMASARAN
SEBAGAI BIDANG FUNGSIONAL
Dapat
dikatakan bahwa tidak banyak produk yang “mampu menjual diri sendiri”. Berarti
dilingkungan suatu perusahaan terdapat fungsi pemasaran. Pemasaran sebagai
salah satu bidang fungsional dalam perusahaan merupakan fungsi yang amat
penting peranannya dalam upaya perusahaan meraih kemajuan, bukan hanya dalam
bentuk tingkat keuntungan yang wajar, akan tetapi juga dalam arti pertumbuhan,
perkembangan, dan peningkatan kemampuan menghadapi persaingan dimasa yang akan
datang. Dalam analisis pemasaran ada
beberapa kegiatan yang menonjol seperti: (a) analisis pasar, (b) pengukuran
pasar, dan (c) analisis profibilitas dan produktivitas. Berdasarkan analisis
itulah strategi dan program pemasaran ditetapkan yang biasanya terdiri atas
strategi pemasaran, program pengembangan produk, dan program penetapan harga.
PROMOSI
SEBAGAI BIDANG FUNGSIONAL
Bukti efektif pelaksanaan fungsi
pemasaran ialah timbulnya minat, niat, atau hasrat para konsumen untuk membeli
produk yang dipasarkan itu. Selain itu, kenyataan menunjukkan bahwa ditinjau
dari sudut pelembaganya, promosi tidak jarang “diperlakukan” sebagai suatu
bidang fungsional tersendiri, yang meskipun bukan terpisah akan tetapi
diperlakukan sebagai tindak lanjut dari fungsi pemasaran.Periklanan mengandung
komponen kounikasi, yaitu adanya (a) sumber, (b) pesan yang ingin disampaikan,
(c) media yang digunakan untuk menyampaikan pesan, dan (d) tanggapan atas pesan
yang disampaikan itu oleh penerima pesan.
MANAJEMEN
LOGISTIK SEBAGAI BIDANG FUNGSIONAL
Salah satu bidang yang memerlukan
penanganan yang tepat dalam keseluruhan manajemen bisnis adalah manajemen
logistik. Yang dimaksud dengan logistik ialah keseluruhan bahan, barang, alat,
dan sarana yang diperlukan dan digunakan oleh sutau organisasi dalam rangka
pencapaian tujuan dan berbagai sasarannya. Berarti logistik diperlukan untuk
memperlancar jalannya pelaksanaan berbagai bidang fungsional lainnya, baik yang
sifatnya tugas pokok maupun yang bersifat penunjang.
Proses
manajemen logistik
Seperti
diketahui, proses manajemen logistik terdiri dari langkah-langkah pengadaan,
penyimpanan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan penghapusan.
Pengadaan: kiranya telah umum
diketahui bahwa terdapat tiga cara yang biasa ditempuh dalam pengadaan
logistik, yaitu membeli, menyewa atau membuat sendiri.
Penyimpanan:
pentingnya penyimpanan yang baik terlihat pada dua sisi. Satu sisi ialah bahwa
berbagai inventaris yang dimiliki oleh perusahaan terlepas dari cara pengadaan
yang ditempuh belum tentu langsung digunakan. Sisi lainnya ialah bahwa bahan
mentah atau bahan baku yang telah selesai diolah menjadi produk yang siap
dipasarkan dan dijual belum tentu semuanya segera dapat dikirimkan kepada
distributor, agen, pengecer atau kepda pembeli langsung.
Distribusi: cepat
atau lambat, inventaris tertentu akan digunakan oleh berbagai pihak dalam
perusahaan dalam rangka pelaksanaan berbagai aktivitasnya dan produk tertentu
disalurkan.
Penggunaan: tertuju
pada inventaris perusahaan yang digunakan secara internal, baik dalam arti
proses pengolahan bahan mentah dan bahan baku menjadi produk tertentu, maupun
dalam arti sarana dan prasarana kerja yang digunakan dalam rangka menjalankan
roda perusahaan.
Pemeliharaan: sarana
dan prasarana kerja yang diperlukan dan digunakan oleh suatu organisasi dapat
dikategorikan dengan berbagai cara, misal ada sarana dan prasarana yang hanya bermanfaat sekali pakai karena
setelah satu kali pakai, sarana tersebut tidak dapat lagi digunakan. Ada pula
sarana dan prasarana kerja yang dapat digunakan berkali-kali dan bahkan untuk
satu kurun waktu yang cukup lama, dimana inilah yang memerlukan pemeliharaan
yang cermat.
Penghapusan:
betapapun tepatnya penggunaan sarana da prasarana kerja dan pemeliharaanya
dengan cermat, pasti tiba waktunya sarana dan prasarana tersebut mencapai
“titik akhir” manfaatnya, sehingga pada suatu waktu dapat dilakuakn penghapusan
inventarisnya.
MANAJEMEN
SUMBER DAYA MANUSIA SEBAGAI BIDANG FUNGSIONAL
Sumber daya manusia merupakan sumber
daya (resouce) yang paling strategis
yang dimiliki oleh suatu organisasi. Peranan manajemen sumber daya manusia
berarti menyelenggarakan berbagai fungsi manajemen sumber daya manusia demi
peningkatan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas organisasi sebagai
keseluruhan.
Fungsi-fungsi
manajemen sumber daya manusia
Fungsi manajemen sumber daya manusia
yang intinya terdiri dari penciptaan dan pemeliharaan sistem informasi sumber
daya manusia yang andal, perencanaan ketenagakerjaan, rekrutmen, seleksi,
orientasi dan penempatan, pemberian imbalan, perencanaan dan pengembangan
karier, pendidikan dan pelatihan, penilaian kinerja, perlindungan dan
pemeliharaan, kesehatan dan keselamatan kerja, pemeliharaan hubungan dengan
para karyawan, pemutusan hubungan kerja dan pemensiunan, serta pemeliharaan
hubungan industrial dengan serikat pekerja.
4
PENCIPTAAN, PEMELIHARAAN, DAN
PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Bab ini membahas pentingnya
penciptaan, pemeliharaan, dan penggunaan sistem informasi manajemen dengan
menyoroti penggunaan teknologi informasi elektronika sebagai instrumen
utamanya, meskipun harus diakui bahwa pengolahan informasi dapat dilakukan
dengan cara-cara lain yang tidak menggunakan teknologi elektronika seperti
secara mekanis dan bahkan juga secara manual.
PENGOLAHAN
DATA
Pengolahan Data Secara Elektronik
Pengolahan
data secara elektronik merupakan serangkaian kegiatan yang dimaksudkan untuk
penyediaan informasi dengan menggunakan komputer yang mencakup pengumpulan,
pemprosesan, penyimpanan, dan pengawasan hasil olahan tersebut.
Langkah-langkah
dalam proses pengolahan data: pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan,
dan pengawasan.
Organisasi
Satuan Kerja Pengolah Data
Sebagaimana
halnya dengan pengorganisasian berbagai satuan kerja atau bidang fungsional
dalam suatu perusahaan, banyak cara yang dapat ditempuh untuk menyusun satuan
kerja yang tanggung jawab fungsionalnya adalah mengolah data.
Dilihat dari segi manajemennya,
susunan organisasi yang umum digunakan terdiri dari:
1.
pimpinan tertinggi yang bertanggung
jawab atas seluruh fungsi pengolahan data dengan literatur yang beraneka ragam,
2.
paling sedikit tiga orang manajer
sebagai pembantu pimpinan tertinggi tersebut diatas, yaitu:
a.
manajer operasi yang membawahi operasi
peralatan komputer, pemprosesan sistem, pengamanan komputer, dan pejadwalan
penggunaan komputer.
b.
Manajer pengendalian masukan-luaran yang
membawahi penelitian masukan, pengendalian pemprosesan, analisis dan
pengendalian luaran, dan pengendalian koreksi kesalahan,
c.
Manajer pengembangan sistem yang
bertanggung jawab atas penyelenggaraan kegiatan pembuatan program baru, koreksi
program yang sedang digunakan apabila ternyata diperlukan, dan dokumentasi
sistem.
Pendekatan
sentralisasi. Salah satu pendekatan yang dapat
digunakan dalam pengolahan data ialah sentralisasi. Jika suatu perusahaan
menggunakan pendekatan ini, ciri-ciri kegiatan pengolahan data yang diterapkan
antara lain, ialah: (a) adanya suatu komputer besar yang digunakan untuk
pengolahan data secara terpusat, (b) adanya satu data induk yang menjadi
penentu konfigurasi sarana dan prasarana pengolahan data, (c) pemuktahiran dan
penyimpanan data yang didistribusikan kepada berbagai terminal on-line, (d) adanya alat pencetak untuk
mencetak informasi yang telah selesai diolah diatas kertas, (e) adanya
sekelompok “pekerja otak” dengan berbagai jenis pengetahuan dan ketrampilan
dibidang informatika.
Keunggulannya dari segi pembiayaan
yang hemat, pemimpinan dapat melakukan pemantauan dengan efektif, konsistensi
mutu lebih terjaga, pengamanan akan lebih mudah, dan kemungkinan besar adanya
kemajuan yang besar dimasa yang akan datang. Kelemahannya, secara teknis
diperlukan waktu yang lama dan alokasi waktu yang sulit. Secara nonteknis,
berkisar pada perilaku manusia.
Pendekatan
desentralisasi. Dalam pengolahan data dapat dilihat dari
sudut pandang . Pertama ;
dimungkinkan pengolahan atau masukan jarak jauh karena tersedianya fasilitas
pengiriman dan penerimaan data. Kedua: desentralisasi
pengolahan data dikaitkan dengan pola pengambilan keputusan dalam perusahaan.
Keunggulannya, yang bersifat
psikologis atau keperilakuan yaitu bahwa para manajer bawahan merasa dipercayai
mengolah sendiri data yang diperlukannya sehingga benar-benar sesuai dengan
kebutuhan proses pengambilan keputusan dengan cepat dilapangan. Kelemahannya,
keharusan melakukan investasi yang cukup besar untuk sarana pengolahan data,
kurang efektif dalam pengawasan dari kantor pusat.
Kombinasi
Pendekatan Sentralistik dan Desentralistik. Artinya
sentralisasi dan desentralisasi dilakukan secara parsial. Pendekatan ini tepat
diterapkan jika ada data dan informasi tertentu yang hanya digunakan oleh
kelompok-kelompok manajer tertentu saja dalam perusahaan.
Organisasi
Pengolahan Data Berdasarkan Pendekatan “ Yang Didistribusikan”
Maksudnya adalah satuan pengolahan
data dengan menggunakan sarana elektronika dimana dalam mengorganisasikan dan
mengkoordinasikan kegiatan pengolahan data digunakan metode pemberian
kewenangan menangani kegiatan berbagai aspek pengolahan data seperti untuk
kepentingan produksi, pemasaran, promosi, penjualan, keuangan, manajemen
persediaan, pembelian, sumber daya manusia, dan lain sebagainya.
Ada tiga contoh yang menggambarkan
pendekatan ini, yaitu: pertama, misalnya
manajemen puncak dapat memutuskan bahwa yang didistribusikan hanya terbatas
pada pemprosesannya saja, sedangkan data yang dihasilkan terkumpul pada satuan
kerja pengolah data pada tingkat perusahaan. Kedua: dilakukan pemisahan pemilikan data induk, yang berarti tidak
hanya satu, akan tetapi para pemilik data induk itu bekerja sama dalam arti
berbagi data yang dimilikinya dengan pihak-pihak lain yang memerlukannya. Ketiga: pemprosesan data yang berbeda
dilakukan ditempat yang berlainan.
Pengolahan
Data oleh Pemakai Akhir
Kehadiran berbagai jenis komputer
yang mempunyai implikasi yang luas dalam pengelolaan bisnis, tidak terbatas
pada segi-segi teknis pengolahan data, akan tetapi juga terhadap gaya
manajerial terutamadalam menentukan pola pengambilan keputusan. Tersedianya
sarana dengan teknologi tinggi seperti itu menuntut gaya yang demokratis atau
partisipatif dalam arti semakin intensifnya partisipasi para bawahan dalam
proses pengambilan keputusan yang tidak terbatas meskipun menyangkut tugas
pekerjaan para bawahan tersebut.
Integrasi
antara Komputer Pusat dan Komputer Mikro
Pemindahan data dari komputer mikro
ke komputer pusat, proses yang berlangsung disebut uploading. Sebaliknya, jika
dilakukan pemindahan data dari komputer pusat ke komputer mikro, prosesnya
disebut downloading.
Pengolahan
Data oleh Pihak Ketiga
Karena berbagai pertimbangan,
seperti terbatasnya keampuan keuangan perusahaan dan mahalnya tenaga spesialis
dibidang informatika, adakalanya perusahaan mengambil keputsan untuk tidak
memproses sendiri data yang diperlukannya, melainkan menyerahkan kepada pihak
yang ketiga.
Perangkat
Keras Pengolah Data
Pengolahan data,
termasuk dengan penggunaan alat-alat elektronika, memerlukan prangkat atau
piranti keras yang dikenal sebagai komputer. Komputer adalah alat mesin
elektronika yang menerima dan mengolah data sedemikian rupa sehingga
menghasilkan informasi.
Dengan menyoroti khusus kriteria
kecepatan bekerja, besarnya “otak” (memory)
dan ukuran komputer, dewasa ini dikenal empat kategori komputer, yaitu komputer
besar (mainframe), komputer mini,
komputer mikro, dan komputer nano.
APLIKASI
DATA DAN PEMELIHARAAN SISTEM
Teori
Pengambilan Keputusan Sepintas Kilas
Teori pengambilan keputusan menekankan
bahwa terdapat tujuh langkah yang harus ditempuh, yaitu:
1. Identifikasi
permasalahn yang dihadapi,
2. Pengumpulan
data,
3. Analisis
data,
4. Pengkajian
berbagai alternatif,
5. Pemilihan
alternatif,
6. Implementasi,
dan
7. Evaluasi.
Komponen
Sistem Pengolahan Data Elektronik
Suatu sistem pengolahan data secara
elektronik terdiri dari paling sedikit lima komponennya yaitu sumber daya
manusia, prosedur, infrastruktur fisik, perangkat keras, dan perangkat lunak.
Perangkat
Lunak
Perangkat lunak disebut juga “program” ialah intruksi yang diberikan
oleh operator komputer kepada komputer yang memungkinkan komputer mengerjakan
pekerjaan yang diinginkan oleh pemprogram.
Dalam pengoperasian komputer, perangkat
lunak mempunyai paling sedikit tiga fungsi, yaitu: (a) mngelola berbagai sumber
daya koputer yang dimiiki oleh persahaan, (b) mengembangkan berbagai sarana
yang dapat digunakan oleh sumber daya manusia sehingga dicapai pemanfaatannya
yang optimal, dan (c) menjembatani peranan informasi sebagai hasil olahan data
dengan penggunanya.
TEKNIK
MEMILIH SISTEM PENGOLAHAN DATA
Manajemen puncak suatu
perusahaan harus memutuskan sendiri sistem pengolahan data yang bagaimana yang
akan digunakan dalam perusahaannya termasuk keputusan tentang: (a) siapa yang
akan ditugaskan mempelajari kebutuhan informasi perusahaan, (b) siapa yang akan
melakukan studi kelayakan, apakah orang dalam atau tenaga spesialis dari luar,
(c) konfigurasi perangkat keras, (d) jenis-jenis perangkat lunak yang
diperlukan, dan (e) siapa yang akan memasang perangkat tersebut.
SEKILAS
TENTANG INTERNET
Salah satu perkembangan teknologi
informasi dewasa ini yang diaplikasikan untuk beraneka ragam kepentingan ialah
yang merupakan jaringan komputer global. Internet sangat bermanfaat karena
mempermudah para penggunanya untuk berkomunikasi langsung dengan berbagai pihak
dan mempermudah perolehan informasi yang dibutuhkannya tanpa dibatasi oleh
waktu dan ruang dan dalam waktu yang sangat singkat.
Semua komputer yang telah
dihubungkan dengan internet dapat saling bertukar informasi dan berkat adanya World Wide Web (www) yang
menerapkan “hubungan” yang disebut hypertext
link.
Pemahaman
istilah-istilah internet
Archie. Dijaringan
internet terdapat sangat banyak file yang mungkin diakses. Archie merupakan sarana untuk mencari file yang diinginkan untuk diakses.
Domain Name Server (DNS). DNS merupakan
cara yang digunakan untuk menghubungkan nama dengan nomor Internet Provider (IP). DNS ternyata
memudahkan seseorang mengingat alamat komputer di internet ketimbang mengingat nomor IP.
Domain Suffix adalah
bagian dari alamat pada electronic mail tanpa
nama belakang surname pengguna dengan
menggunakan simbol tertentu seperti @ atau nama host.
E-mail Address. Setiap
orang yang mempunyai akses ke internet
mempunyai “alamat” surat elektronik (Electronic
Mail).
File Transfer Protocol (FTP). FTP adalah
salah satu fasilitas internet yang
digunakan untuk mentransfer atau menyalin file
dari satu komputer di internet ke
komputer seseorang.
Gopher. Yang
dimaksud dengan gopher adalah menu
yang tersedia dan menu pilihan seseorang untuk mengantarkannya ke sumber
informasi yang diinginkannya.
Homepage. Ini
merupakan halaman atau dokumen yang dapat ditemukan di WWW.
Host. Yang
dimaksud dengan host ialah komputer
yang merupakan bagian dari internet yang berisi file atau informasi yang
disediakan bagi para pengguna internet.
Hypertext Markup Language (HTML). Kegunaannya
ialah membuat dokumen hypertext.
Dengan kata lain, suatu dokumen diatur melalui HTML yang ditaruh di server WWW agar dapat diakses oleh orang
yang menginginkannya.
Hypertext Transfer Protocol (HTTP).
Ini
merupakan format atau protocol yang
digunakan untuk memindahkan halaman-halaman dokumen WWW yang baku.
Hypertext.
Yang dimaksud dengan istilah ini ialah suatu teks yang berkaitan dengan teks
yang lain. Suatu teks dikaitkan dengan teks lainnya melalui suatu kata atau
kelompok kata yang terdapat diteks dimaksud.
Internet Protocol Address (IPA). Menunjukkan
“alamat” seseorang diinternet.
Internet Relay Chat (IRC). Merupakan
perangkat lunak yang dapat digunakan untuk percakapan di internet melalui papan
kunci (keyboard) yang terdapat di
komputer.
Name Server Address.
Berarti alamat IP dari mesin yang menerjemahkan alamat internet berupa teks ke
format bilangan.
Newsgrup. Untuk
mendiskusikan beraneka ragam topik melalui internet dalam bentuk kelompok.
Network News Transport Protocol
(NNTP). Berarti perpanjangan dari protokol TCP/IP yang berfungsi untuk menjelaskan
bagaimana pesan suatu newsgroup
dipindahkan diantara server yang
kompatibel.
Packet Internet Groper (PING). Ini
adalah suatu instrumen TCP/IP yang
berfungsi mengirimkan informasi ke komputer yang terdapat pada jaringan dan
bahkan dapat digunakan untuk memastikan bahwa sebuah komputer sudah dihubungkan
dengan internet.
Serial Line Internet Protocol
(SLIP). Prokol ini berfungsi untuk meneruskan protokol TCP/IP via modem dan saluran telepon.
Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).
Suatu protokol dijaringan TCP/IP yang
mengatur perpindahan electronic mail
antara host dan pengguna.
Transmission Control Protocol/
Internet Protocol (TCP/IP). Metode yang digunakan untuk
melewatkan data diseluruh jaringan, termasuk internet.
Telnet.
Jaringan ini berfungsi untuk mengijinkan seseorang melakukan koneksi kekomputer
lain di jaringan internet.
Terminal.
Komputer yang tidak merupakan bagian dari internet
tetapi dapat dihubungkan dengan komputer lain yang merupakan bagian dari
internet.
Uniform Resource Locator (URL).
Suatu sistem penamaan yang menyangkut lokasi suatu dokumen WWW.
Usenet.
Salah satu fasilitas yang digunakan sebagai “tempat diskusi” oleh newsgroup.
Very Easy Rodent-Oriented Netwide
Index to Computerized Archives Veronica. Merupakan alat
pencari seperti archie, yaitu mencari
teks yang tampak pada menu gopher.
Wide Area Information System
(WAIS). Merupakan cara untuk mempermudah pencarian
pangkalan data yang tersedia di internet.
Web Browser.
Ialah program yang digunakan untuk
mengakses dokumen WWW.
Windows Socket (Winsock).
Merupakan aplikasi pemprograman interface
yang dirancang agar aplikasi windows
dapat dijalankan dijaringan TCP/IP.
World Wide Web (WWW).
Merupakan fasilitas internet. WWW menyajikan
berbagai jenis informasi dalam bentuk dokumen yang saling terkait.
Pemanfaatan
Teknologi Internet
Misalnya: (a) penggunaan FTP yang
berfungsi untuk memindahkan file dari komputer ke komputer yang lain, (b)
penggunaan SMTP yaitu protokol yang menjadi dasar bagi electronic mail di
internet, (c) penggunaan HTTP untuk distribusi dokumen yang ada di web server,
dan lain sebagainya.
PENERAPAN
TEKNOLOGI INTERNET UNTUK KEPENTINGAN INTRA (INTRANET)
Sangat menarik untuk memperhatikan
bahwa teknologi dan arsitektur internet dapat pula diterapkan untuk kepentingan
intern suatu organisasi atau perusahaan. Perbedaan internet dan inttranet bukan
pada teknologinya, melainkan pada cakupan akses, cara penggunaan teknologi
untuk berkomunikasi , dan pemakainya. Cakupan internet adalah global,
komunikasi berlangsung dengan menggunakan saluran telekomunikasi umum dan siapa
saja dimungkinkan menjadi pengguna. Sebaliknya, cakupan intranet terbatas yaitu
hanya pada lingkungan organisasi atau perusahaan, koneksinya hanya
antarkelompok kerja atau antarsatuan kerja internal dan penggunanya pun
terbatas pada masyarakat kecil tertentu yaitu mereka yag menjadi atau perlu
berkomunikasi langsung dengan anggota organisasi atau perusahaan.
Salah satu dampak positif pada
penerapan teknologi internet secara intra ialah makin lancarnya komunikasi dan
koordinasi yang pada gilirannya mepermudah keseluruhan upaya pencapaian tujuan
organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.
Optimalisasi
pemanfaatan Intranet
Agar
optimalisasi pemanfaatan teknologi intanet dapat diwujudkan, intranet mutlak
perlu memperoleh dukungan dari semua komponen organisasi, baik komponen yang
menyelenggarakan tugas pokok maupun komponen yang berfungsi memberikan
dukungan.
5
AUDIT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
AUDIT
ORGANISASI SATUAN KERJA PENGOLAH DATA
Audit manajemen pengolahan data
dimaksudkan untuk meneliti dan mempelajari konfigurasi organisasional tersebut.
Sasaran utamanya adalah untuk memperoleh bahan yang akurat dan faktual tentang
tepat tidaknya struktur organisasi satuan kerja pengolahan data tersebut. Dasar
pemikirannya disini ialah bahwa dengan struktur organisasi yang tepat, satuan
kerja tersebut akan mampu menjalankan fungsinya, yaitu memberikan dukungan
informasi kepada semua pihak dalam organisasi. Artinya, dengan penggunaan
struktur organisasi yang tepat, satuan kerja pengolahan data akan mampu bekerja
dengan tingkat efisiensi, efektivitas, dan produtivitas yang setinggi mungkin.
Agar sasaran tersebut dapat dicapai audit manajemen pengolahan data harus pula
memahami struktur organisasi perusahaan sebagai keseluruhan termasuk
stratifikasi atau jenjang pengambilan keputusan yang harus didukung oleh satuan
kerja pengolahan data.
AUDIT
PROSES PENGOLAHAN DATA
Pengumpulan
Data
Audit atas pengumpulan data harus
bisa mengungkapkan situasi yang sebenarnya dalam arti apakah semua sumber yang
seharusnya digarap telah digarap dengan baik atau tidak. Jika tidak, penting
untuk mengidentifikasikan faktor-faktor penyebabnya dan memberikan saran kepada
manajemen tentang cara-cara yang mungkin ditempuh untuk mengatasinya.
Analisis
Data
Audit atas analisis data bertujuan
untuk mengetahui apakah informasi yang dihasilkan memenuhi kebutuhan berbagai
pihak yang memerlukannya atau tidak. Dengan perkataan lain untuk melihat apakah
ciri-ciri yang disinggung dimuka terpenuhi atau tidak termasuk ketepatan waktu
penyempaiannya kepada yang berkepentingan.
Penyimpanan
Informasi
Audit atas penyimpanan informasi
yaitu pada keamanan ,kerahasiaan , dan biayaa penyimpanan informasi bertujuan
untuk meyakinkan bahwa sistem pengamanan, pemeliharaan, biaya penyimpanan yang
efisien, dan rahasia organisasi atau perusahaan benar-benar dapat diandalkan.
Jika ditemukan kelemahan, auditor harus pula mampu memberikan saran-saran untuk
mengatasinya.
AUDIT
PERANGKAT KERAS
Singkatnya, audit perangkat keras
bertujuan untuk menjamin bahwa (a) konfigurasi perangkat keras yang dimiliki
perusahaan sesuai dengan kebutuhan informasi, baik untuk kepentingan rutin
maupun nonrutin, (b) aspek psikologis penggunaan tekologi informasi
diperhitungkan dengan matang, khususnya aspek pemberian kesempatan pada para
manajer eselon bawahan untuk berpartisipasi aktif dalam pengambilan keputusan,
(c) perusahaan telah mempertimbangkan kenyataan bahwa usia satu “generasi”
perangkat keras relatif makin pendek, (d) pengoperasian perangkat keras tersebut
didukung oleh para pekerja otak yang memenuhi kualifikasi yang diperlukan
sehingga benar-benar mampu memberikan dukungan informasi yang diperlukan oleh
berbagai komponen perusahaan, dan (e) biaya pengadaan dan pemeliharaannya sudah
merupakan beban yang paling ringan sehingga tidak sulit bagi perusahaan untuk
memikulnya.
AUDIT
PERANGKAT LUNAK
Tujuannya ialah untuk menemukan
fakta tentang apakah perangkat lunak yang digunakan sudah merupakan perangkat
yang paling tepat atau tidak, dan apakah penggunaannya sudah benar-benar untuk
memenuhi kebutuhan informasi perusahaan. Selain itu, penting pula diketahui
apakah perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan diciptakan sendiri secara
intern, taukah diperoleh dengan jalan membelinya dari pihak lain atau vendor tertentu. Jika perangkat lunak
itu dibeli dari pihak lain atau vendor,
norm-norma moral danetika menuntut agar pihak lain atau vendor tersebut adalah perusahaan yang bonafide dan tidak menjual sebuah produk bajakan. Audit harus mampu
menemukan tentang hal ini dan apabila terjadi, menyerahkan kepada manajemen
puncak agar hal tersebut tidak terulang lagi.
AUDIT
PEKERJA OTAK (BRAINWARE)
Audit manajemen pengolahan data
dalam bid ang ini bertujuan untuk mengungkapkan fakta tentang kebijaksanaan dan
praktek perusahaan tentang perlakuan yang diberikannya kepada pekerja ota
tersebut. Banyak jenis teknik audit yang dapat digunakan untuk mengungkapkan
fakta-fakta tersebut seperti wawancara, kuesioner, penelitian dokumen perusahaan,
dan sebagainya. Dengan asumsi bahwa penyelenggaraan audit adalah tenaga
profesional yang menguasai bidangnya, mereka akan dapat menentukan teknik audit
apa yang paling tepat digunakan. Yang jelas ialah bahwa temuannya disampaikan
kepada manajemen puncak, kepada manajer sumber daya manusia, dan kepada para
pekerja otak yang bersangkutan, baik untuk perbaikan apabila diperlukan, maupun
demi peningkatan kinerja para pekerja otak tersebut di masa yang akan datang.
DAFTAR PUSTAKA
Siagian,
Sondang P. 2014.Sistem Informasi
Manajemen. Jakarta: PT Bumi Aksara
Tidak ada komentar:
Posting Komentar